Es gibt im (Finanz-)Leben Dinge, auf die immer Verlass ist. Sie kommen immer zur selben Zeit, haben immer denselben Ablauf und man weiß exakt, worauf man sich einlässt – oder einlassen muss. Dazu zählt im Controlling das Quartalsreporting. Einer der Endgegner in Sachen Finanzplanung. Es gibt jedoch Licht am Ende des Tunnels: Es folgen einige Standardfehler, die du vermeiden und so dein Leben vereinfachen kannst! Ganz nach dem Motto: Easy Finanzplanung. Ohne Schnickschnack.
1. Zu viele unterschiedliche Sheets nutzen
Wie du weißt, lebt ein gutes Reporting von der Reduktion der Datenmenge, heißt je weniger Komplex, desto besser. Auf der anderen Seite bedarf es der richtigen Interpretation der Zahlen. Demnach ist es nicht förderlich, wenn du für das Quartalsreporting 10 unterschiedliche Sheets zur Hand nimmst, deren Daten manuell gebündelt werden müssen und die alle zudem in völlig unterschiedlicher Art und Weise aufgebaut sind – die Fehler bei dieser Art von Finanzmanagement sind vorprogrammiert. Versuche außerdem eine allgemein gültige Struktur von Reportings zu definieren, deine Daten standardmäßig zu strukturieren und zu vereinheitlichen und mittels Tools manuelle Arbeit zu verringern.
2. Datenquellen nicht bündeln
So einfach es klingt, so schwer ist es in der Umsetzung. Oftmals bedarf es einer Vielzahl an Quellen, um alle Daten für das Finanzreporting zu erhalten. Dies impliziert Buchhaltungsdaten von extern, z. B. DATEV, interne Informationen aus anderen Abteilungen, die meist in Excel-Sheets oder anderen individuell kreierten Dokumenten weitergereicht werden, Business Daten, die ohnehin durch ein weiteres drittes, viertes oder fünftes Tool gezogen werden müssen und so weiter und so fort. Das klingt nicht nur beim jetzigen Lesen schon unfassbar umständlich. Daher unbedingt Datenquellen bündeln und am besten auch reduzieren, indem gezielter auf wenige, dafür die richtigen Informationsquellen zurückgegriffen wird.
3. Falsche (oder keine) Finanz-Tools nutzen
Schon des Öfteren angesprochen, verdient dieser Fehler einen eigenen Punkt: Wer falsche oder wenige Tools nutzt, der läuft nicht nur Gefahr in die Shadow-IT Falle zu tappen, sondern einen Wust an Daten zu produzieren, bei denen sich keiner mehr auskennt. Daten werden zudem fehlerhaft übertragen, weil Infos manuell nach Downloads eingetragen werden etc. Besser gleich ein oder zwei gescheite Tools auswählen, dort die einhergehenden Schnittstellen nutzen, Daten automatisch und vor allem dynamisch nutzen und damit Fehlerquellen (und Fehlersuche) reduzieren. So geht Finanzplanung.
4. Abhängigkeit von anderen
Wir wissen, dass gerade in stressigen Zeiten Kollegen krank werden. Was ist der Worst Case? Keiner kennt sich bei lokal abgespeicherten Daten aus. Welche ist die aktuelle Reporting-Tabelle? Was bedeuten einzelne Positionen? Was sind das alles für Abkürzungen?! Du musst frei und unabhängig von Einzelpersönlichkeiten deines Finanzteam arbeiten können. Heißt: Ihr müsst euch auf Standards einigen, dieselben Vorlagen, Namings und Abkürzungen verwenden und dürft vor allem nie etwas lokal abspeichern, sofern ihr nicht digitale Ablagen verwendet. Nur so gewöhnt sich das ganze Team an ein und dieselbe Struktur, ist in der Lage Reportings zu interpretieren und ggf. bei Abwesenheit eines Teammitglieds Aktualisierungen vorzunehmen.
5. Die Digitalisierung von Finanzteams außer Acht lassen
Teils ist dieser Punkt in einigen zuvor bereits angeschnitten worden: Die Branche ist im Wandel und wird digitaler. Auch, wenn sich vielleicht einige noch dagegen wehren. Hybrides Arbeiten macht digitale Helferlein unabdinglich, da kaum mehr alle Teams ausschließlich im Office arbeiten. Finanzplanung wird einfach(er). Von überall. Wo immer du bist. Ohne Schnickschnack. Nur so kann kollaboratives Arbeiten gewährleistet werden. Optimiertes Vertragsmanagement für deine Kunden, digitale Signaturen, Verwaltung von Verträgen, Budgets und Buchhaltung, all das betrifft Finanzteams ebenso wie den selbstständigen Steuerberater oder einzelnen Buchhalter. Agilität und Digitalisierung sind der Schlüssel zum effizienten Arbeiten.
Du siehst, Life could be easy! Mit ein paar kleinen Veränderungen kannst du viel bewirken, deinen Alltag erleichtern und damit deine Finanzplanung qualitativ auf das Next Level bringen.
