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5 Reportingfehler, die dein Controlling-Leben erschweren

Für alle, die sich nicht täglich mit Controlling, FP&A (Finanzplanung und Analyse) und Forecasting beschäftigen, sind Reportings oftmals nur ein Wust an Zahlen, die sich eben jeden Monat ein wenig ändern, alles in allem aber immer dasselbe gemacht wird. Möööp, das ist natürlich komplett falsch, wie jeder gute Controller oder CFO weiß. Aber selbst den Besten passieren leider hin und wieder ein paar Fehler, die genau zu diesen Annahmen und Missverständnissen innerhalb von Companies führen. Hier findest du ein paar Stolperfallen, die eventuell dein Gamechanger sein können, im Kampf gegen die Zahlenresistenten Kollegen – danach verstehst du jedoch ihre Welt vielleicht auch ein bisschen besser.

1. Der Controller entscheidet, was wichtig ist

Klingt erst einmal hart, aber ohne Vorgaben der jeweiligen Abteilung, werden in sicher 80% der Fälle nicht alle relevanten Daten gezogen und in Relation zueinander gesetzt. Der Controller weiß selbstverständlich, was alle Daten bedeuten, wo er sie her bekommt und welche Relevanz sie haben – kann jedoch nicht wissen, welche einzelnen Kernfragen jede Abteilung gerade bearbeitet oder welche Info bei Problem XY nun weiterhelfen kann. Heißt: KPIs sollten immer von jeder Abteilung klar definiert werden, mit Blick auf die Frage “Was  genau will ich eigentlich wissen?”. Es ist und bleibt das ewige Sender Empfänger Problem. Eine noch bessere Variante: die einzelnen Abteilungen haben selbst (teil-)Zugriff auf Daten, wo sie sich ihre speziellen Tabellen kurzfristig selbst gestalten können. Ein Tool macht’s möglich.

2. Kein Handlungsaufruf? Dann braucht es auch kein Reporting.

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Warum quält man sich jeden Monat durch Zahlen und Daten? Richtig, damit man aus allen Aktivitäten in der gemachten Analyse auch Erkenntnisse ziehen kann und dadurch das Wachstum und die Finanzplanung forciert bzw. verbessert. Nur so können dann auch die angestrebten Company Ziele wirklich erreicht werden. Es müssen daher aus jedem Reporting auch klare Next Steps abgeleitet werden, die auf Basis von Zahlen und Entwicklungen getroffen werden. Sonst werden einerseits die gewonnenen Ergebnisse überlesen, zum anderen nicht das komplette Potenzial ausgeschöpft. Wichtig: Es muss nicht immer eine konkrete Handlung abgeleitet werden. Manchmal kann eine Maßnahme auch ein A/B Test sein, eine Budgetanpassung o. Ä., um herauszufinden, was einen Mehrwert bieten, in welche Richtung es gehen und/oder wo die Lösung liegen kann.

3. KPIs sollten sich verändern

Klingt komisch? Ist aber so! Anders, als du vielleicht dachtest, sollten KPIs tatsächlich nicht statisch bleiben, sondern sich auch an die Company, Branche und aktuellen bzw. sich verändernden Gegebenheiten anpassen. Bedeutet, dass zu einem guten Controlling auch gehört, die KPIs zu überprüfen. Passen diese noch in die aktuelle Situation? Was hat sich verändert und wie bzw. was sollte man daher eigentlich messen, um wirklichen Erfolg und eine Entwicklung vorzuweisen? Als plakatives Beispiel eignet sich nichts besser als die Pandemie. Durch zahlreiche Lockdowns war klassischer Service und Verkauf so nicht mehr möglich. Dafür brauchte es andere (vielleicht neue) Vertriebskanäle und oftmals einen strategischen Wechsel von Offline zu Online – in dem Fall kamen also neue Datensätze, Ziele und Parameter hinzu: Klickraten, Antwortraten, Ausgaben für den Aufbau von Shops etc.

4. Du setzt auf manuelle Handarbeit

Sicher, doppelt kontrolliert hält besser. Aber: nicht, wenn du dabei alle Daten manuell erst aus verschiedenen Tools downloadest (alle in unterschiedlichen Formaten versteht sich), diese dann jeweils manuell bereinigst, um sie dann erneut alle in eine neue Tabelle zusammenzuführen. Der wahre Controlling- und Reporting Albtraum! Da bekommt man fast schon vom Lesen Kopfschmerzen. Um genau solche Themen zu vermeiden, sind Integrationen und Schnittstellen fast schon unabdinglich. Nur so gewährleistest du akkurate und vor allem dynamische Daten, die sich automatisch aktualisieren und einheitlich dargestellt werden.

5. Wo liegen die aktuellen Tabellen ab?

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Gutes Timing gibt es nie. Im Gegenteil. Meist ist genau in stressigen Phasen der/die zuständige Kolleg:in krank. Oder ist auch irgendwelchen anderen Gründen aktuell nicht erreichbar. Die aktuelle Reporting Version wiederum liegt selbstverständlich lokal auf dem Rechner. Und selbst, wenn die Tabellen nicht lokal abgespeichert sind, sondern auf dem Server, sind oftmals hinterlegte Formeln nicht klar nachzuvollziehen, sobald Anpassungen gemacht werden müssen. Oder der Finanzplanungsprozess doch noch einmal andere Datenansicht vorab erfordert. Wie löst man das Controlling und Analyse Chaos? Mit kollaborativen Tools!

Und? Ein paar Dinge waren sicherlich offensichtlich. Aber war dir beispielsweise das Thema rund um die sich variierenden KPIs so präsent oder auch die Tatsache, dass oft doppelt gearbeitet wird, weil sich zu wenig intern abgestimmt wird und eben nicht alle Daten ohne Erklärung verständlich und klar für jeden sind? You are welcome! Und nun auf an deine Finanzplanung und das Controlling, das ab heute jeder deiner Kolleg:innen versteht.

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