Weißt du noch 2021, als du und dein Team den ganzen November und Dezember über die Budgetplanung für das kommende Jahr verhandelt habt? Und nicht einmal ein Quartal später konnte oder wollte sich niemand mehr an euren ursprünglichen Plan erinnern und die Zahlenjongliererei begann wieder von vorn? Wir zeigen dir, wie du mit Helu nicht nur deine Istwerte, sondern auch euer hart erkämpftes Budget immer im Blick behältst.
Budgettabelle herunterladen und ausfüllen
Selbstverständlich lassen wir euch mit dem “Papierkram” nicht hängen. Sobald ihr euch auf eurer Helu-Seite anmeldet, findet ihr Links unter Imports die Liste unserer Vorlagen für eure Geschäftsdaten, das Bilanzbudget als auch die Budgetvorlage für eure Gewinn-und-Verlust-Rechnung.
Wir haben unseren Budgetplan mal mit ein paar Dummyzahlen ausgefüllt, damit du siehst, wie das am Ende kurz vor dem Hochladen auf unsere Plattform aussehen könnte.
Es sollte dabei nicht dein Ziel sein, möglichst alle Zeilen auszufüllen, sondern die Konten auszuwählen, deren Kosten du planen bzw. vorhersagen kannst. Miete, Löhne, Einkaufspreise für Produkte etc. sind Planstellen, die unter anderem gut vorherzusehen sind. Das Marketing ist z. B. eine Planstelle, deren Kosten nicht nur absehbar, sondern auch verhandelbar sind. So kannst du dich z. B. mit deinem Team darauf einigen, dass das Marketingbudget kurz vor dem Zeitraum an dem ihr vermutlich euren größten Absatz haben werdet, am größten ist und davor stetig anwächst sowie danach wieder sinkt.
Falls du dich gerade fragst, was KPIs sind und wozu Planzahlen und Zielvorgaben überhaupt gut sind und wie sich deren Implementierung auf eure Jahresplanung auswirkt, dann können wir jetzt schon versprechen, dass es genau darum in unserem nächsten Beitrag gehen wird!
Euer Budget in Helu hochladen und bestehende Reports erweitern
Auf derselben Seite (Imports), über die du unsere Budgetvorlage heruntergeladen hast, lädst du diese auch wieder hoch. Ziehe die Exceldatei dafür einfach in das blaue Feld (4). Da wir eine GuV-Budgetvorlage ausgefüllt haben, wählen wir beim Upload auch genau diese Option (GuV-Rechnung (Plan))(5) aus und vergeben einen Namen für unser Budget (6).
Im Anschluss fügen wir unsere Planwerte noch in unseren GuV-Bericht ein. So erhalten wir eine Tabelle, in der unsere Ist-Situation transparent unserem eigentlichen Jahresplan gegenübersteht.
- Wir öffnen unseren GuV-Report (8&9)
- Klicken auf das Plus-Icon zwischen den Monaten (10)
- Wählen den Spaltentyp Budget (11)
- Wählen in der nächsten Zeile unseren Budgetplan “Budget #1” aus (12), welchen wir zuvor hochgeladen haben
- Markieren alle Monate (14) für die wir das Budget angezeigt bekommen wollen, in unserem Fall das gesamte Jahr
- Und klicken zum Abschluss auf Spalte hinzufügen (15)
Wie du siehst, wurde unser Budget von Januar bis Dezember eingefügt. So können wir unseren Bericht aber noch niemanden vorlegen, deswegen müssen wir ihn noch ein wenig aufhübschen.
- Wir klicken wieder auf das Dreipunktmenü, diesmal direkt neben dem Monatsnamen und wählen den Punkt Spalten sortieren (16)
- Und lassen uns oben rechts unsere Monate nach aufsteigendem Datum sortieren (17)
- Noch einmal bestätigen und fertig (18)
Jetzt solltest du sehen, wie nach jedem Monat das für ihn festgelegte Budget erscheint. Ziemlich easy, ziemlich cool, dein Team wird begeistert sein!
