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Blogbeitrag Helu.io über dein SaaS-Toolset als Basis für ein effektives Data Warehouse

Data Warehouse oder Datenfriedhof? Die Zukunft deiner Unternehmensdaten – dein SaaS-Toolset richtig nutzen

Auf welche SaaS-Tools greifen klassische Scale-ups oder mittelständische Unternehmen regelmäßig zurück? Sobald dein Unternehmen wächst, ändern sich auch dessen Bedürfnisse. Um den wachsenden Ansprüchen deines Unternehmens und deiner Mitarbeiter:innen gerecht zu werden, wirst du vermutlich früher oder später – zumindest was die Software betrifft – beim Begriff Data Warehouse landen. Das du und deine Firma hierbei nicht auf teure customized Lösungen zurückgreifen müsst, versuchen wir in diesem Beitrag darzulegen.

Digitalisierung im Mittelstand

Laut einer Gartner Studie aus dem Jahr 2022, sind in jedem Unternehmen im Durchschnitt 125 verschiedene SaaS-Tools in Verwendung. Einige Erhebungen gehen davon aus, dass schon 2019 auf 50 Angestellte ca. 40 SaaS-Anwendungen kamen. Und die Nachfrage nach immer mehr Lösungen geht bis heute nicht zurück.

Du kannst dich jetzt natürlich fragen, wie diese extremen Zahlen zustande kommen? Quasi eine Anwendung pro Mitarbeiter:in? Die Antwort liegt in der Vielseitigkeit dieser Anwendungen. Teams, Slack, Fastbill, Lexware, Gmail, Helu, Dropbox, OneDrive, Miro und so weiter und sofort sind alles SaaS-Lösungen für spezielle Aufgaben und Problemstellungen. Nachfolgend wollen wir etwas näher auf einige Anwendungsbeispiele eingehen.

CRM-Systeme: Herzstück der Kundeninteraktion

Wahrscheinlich benutzt auch du ein solches System, wie wohl die meisten Unternehmen, um ihre Kund:innenbeziehungen zu managen. Klassische Vertreter dieser Zunft sind z. B. Hubspot oder Salesforce. Hier werden alle Kund:innenrelevanten Daten und Interaktionen zusammengefasst und dokumentiert. Üblicherweise richten sich diese Tools an dein Sales, Support oder Customer Success Team, aber auch Marketing hat ein erhebliches Interesse an den hier aggregierten Daten.

HR-Tools: Personalmanagement für wachsende Unternehmen

Sobald dein Unternehmen wächst, wird Personalmanagement ein immer drängenderes Thema. Onboarding-, Promotion- und Dokumentationsprozesse müssen vereinheitlicht und gestreamlined werden. Was liegt da näher, als hierfür auf ein spezialisiertes HR-Tool zurückzugreifen? Excel ist einfach nicht mehr der richtige Ort, um DSGVO konform Bewerber:innen zu archivieren, Lohnzettel zu erstellen oder Beteiligungsprogramme zu managen.

Accounting-Tools: Finanzen im Blick behalten

Dein Finance Team nutzt vielleicht bereits eine Accountingplattform wie Freshbooks, um alle eingehenden und ausgehenden Zahlungen sauber zu verbuchen. Via Candis schicken Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Auslagen direkt an die Buchhaltung und dein Steuerberater hält dich via DATEV auf dem Laufenden. Ab einen gewissen Punkt werdet ihr wohl oder übel Kostenstellen einführen müssen, um tracken zu können, wie eure unterschiedlichen Produkte, Projekte, Teams und Standorte performen. Diese möglichst zeitsparend und aussagekräftig reporten zu können, ist eine weitere Hürde, die es zu nehmen gilt.

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Produkt-Tools: Messung von Produktprofitabilität und Nutzungsverhalten

Um die Profitabilität deiner Produkte zu messen, brauchst du produktrelevante Daten. Handelt es sich bei deinem Produkt z. B. eine digitale Dienstleistung, kannst du das Nutzer:innenverhalten mit Plattformen wie Mixpanel oder Hotjar nachvollziehen. Damit lässt sich erkennen, wie deine User agieren, welche Bereiche sie häufig nutzen oder an welche Grenzen sie stoßen. Verkaufst du eher physische Waren, sagt dir z. B. eine Plattform wie Shopify, welche Produkte sich besonders gut verkaufen, welche weniger oder ob bestimmte Produktgruppen einer gewissen Saisonalität unterliegen. Lagerbestände, Verkaufs- und Retourenzaheln könnten dich in diesem Bereich ebenso interessieren.

Payment & Cash Flow Tools: Finanzströme effizient verwalten

Das Thema Cash Flow, Zahlungen, Kreditkarten, Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung wird in kleineren Unternehmen oft über separate Tools abgewickelt. Bekannte Beispiele für solche Lösungen sind Agicap, Stripe, Candis, Friday Finance oder Tidely. Diese Apps helfen nicht nur Zahlungen abzuwickeln, sondern auch Cash Flow relevante Daten zu sammeln. Einige dieser Tools unterstützen dich auch dabei, die vorbereitende Buchhaltung in Teilen zu automatisieren und die Daten gesammelt an den Steuerberater zu übermitteln. In unseren Augen ist es nicht unwahrscheinlich, dass in absehbarer Zukunft die vorbereitende Buchhaltung via KI nicht nur in Teilen, sondern womöglich vollständig automatisiert werden kann.

Vor der Herausforderung: Die komplexe Kunst der Datensammlung

Mit einer wachsenden Anzahl von Tools in deinem Unternehmen steigt auch die Komplexität, mit der Daten gesammelt, verarbeitet und interpretiert werden müssen. CRM-Systeme, HR-Tools, Accounting-Tools und viele weitere – sie alle generieren wertvolle Informationen, die, wenn richtig genutzt, tiefgreifende Einblicke in dein Geschäft ermöglichen können. Aber wie kannst du sicherstellen, dass diese Daten in deinem Unternehmen effektiv genutzt werden? Wie vermeiden dein Team und du einen Überschuss an Information und stellt gleichzeitig sicher, dass keine wertvollen Daten verloren gehen?

Konfrontiert mit all diesen Tools und einem endlosen Strom an Daten, muss dein Finanzteam nun Entscheidungen treffen, die über die Zukunft eures Unternehmens entscheiden. Um dies überhaupt irgendwie bewältigen zu können, braucht ihr in erster Linie saubere und aussagekräftige Reports, die so viele Datenströme wie möglich berücksichtigen und kompakt und lesbar zusammenfassen.

In Teil 2 werden wir uns genau diesem Problem widmen: Wie bringst du all diese Daten an einen Ort? Und wie wandelst du sie in verwertbare strategische Finanzinformationen um, die dein Unternehmen wirklich voranbringen?

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