DATEV – Mit DATEVs digitaler Buchführung sicher in die Zukunft

Die DATEV im Unternehmensprofil

Die DATEV ist eine Organisation im IT-Business, welche mit ihrer eigens entwickelten Buchhaltungssoftware als IT-Systemhaus und Rechenzentrum fungiert. 1966 als eingetragene Genossenschaft von 65 Steuerbevollmächtigten in Nürnberg gegründet, erbringt DATEV vorrangig Dienstleistungen für die steuerberatenden Berufe. Mit mehr als 8.200 Beschäftigten und etwa 444.000 Kunden gilt sie als heute drittgrößter Anbieter in puncto Business-Software hierzulande. Das Unternehmen hat sich in Deutschland über die Jahrzehnte zu einem unverzichtbaren Partner von Unternehmen aus dem Bereich der Finanzwirtschaft entwickelt.

Genossenschaftlicher Hintergrund

Einige Besonderheiten der DATEV sind unübersehbar – Funktion und Bedeutung resultieren aus der spezifischen Rolle als Interessenvertretung ihres Mitgliederstamms. Genossenschaftsmitglieder können lediglich Angehörige folgender Berufe werden:

• Steuerberater
• Wirtschaftsprüfer
• Rechtsanwalt

Im Gegensatz zu anderen Software-Herstellern erweist sich der genossenschaftliche Hintergrund von herausragender Bedeutung. So dürfen Unternehmen die Programme nur einsetzen, wenn sie Mandanten von einem Genossenschaftsmitglied sind. Ferner bedarf es eines schriftlich erteilten Einverständnisses in puncto Einsatz der einzelnen Produkte oder Lösungen. Das Direktmandantengeschäft mit Nicht-Mitgliedern genießt bei der DATEV untergeordnete Bedeutung.

Auslöser und Zielsetzung der Gründung

Anfangs erfolgte die Datenverarbeitung bei IBM in einem Rechenzentrum. Heute betreibt DATEV alles selbst. Zu den besonderen Auslösern der Gründung zählte neben dem technischen Fortschritt und den entsprechend neuen damaligen Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung respektive EDV auch der Fachkräftemangel. Durch die bevorstehende Einführung des Vorsteuerabzugs im Rahmen der Umsatzsteuer 1968 war mit einem erhöhten Arbeitsaufkommen zu rechnen.

Die Gründer verfolgten die Absicht, ein Unternehmen zu schaffen, mit dem die Erledigung der Buchführung für ihre Mandanten ganz einfach auf EDV-Basis möglich werden sollte. In diesem Zusammenhang erklärt sich auch der Name DATEV, welcher für „Datenverarbeitungsorganisation für die steuerberatenden Berufe“ steht. Schon Ende der 1960er-Jahre erwarb sich die Organisation einen überregionalen Ruf – damals entwickelte sie die erste EDV-Standardlösung speziell für betriebswirtschaftliche Auswertungen, bekannt als „DATEV-Standard-BWA Nr. 1“.

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Die Bedeutung der DATEV Software für die Buchhaltung

Keine Frage: Im Laufe der Zeit hat DATEV immer mehr Lösungen für obligatorische Arbeiten entwickelt, für die die Unterstützung via Steuerberater notwendig ist, und ihr Leistungsspektrum entsprechend ausgebaut. Für derartige Anwendungen hält sie jeweils eine besondere Schnittstelle bereit – das DATEV Format CSV dient als Ablage. Unternehmen können also ihre Daten an ihren Steuerberater übermitteln, welcher sie via der jeweiligen Lösungen bearbeitet. Auf diese Weise erweist sich die Organisation für den Großteil der deutschen Firmen als unentbehrlich – sie ist dabei indirekt für folgende Arbeiten zuständig:

• Buchhaltungsauswertungen
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Steuererklärungen
• Bilanzen

Es wundert nicht, dass die eigenen Geschäftsfelder peu à peu ausgeweitet werden. So erbringt DATEV mittlerweile auch diverse Sicherheitsdienstleistungen und glänzt mit einer speziellen Software, die Rechtsanwälten ihre Arbeit erleichtert. Als größtes zusätzliches Geschäftsfeld gilt allerdings das Consulting. Zudem berät man Unternehmen respektive Kanzleien bei strategischen wie auch organisatorischen Fragen. Ein anschauliches Beispiel stellt der DATEV Kontenrahmen dar. Hier werden sämtliche Buchführungskonten eines bestimmten Wirtschaftszweiges aufgelistet. So dient der Kontenrahmen in einem Unternehmen gewissermaßen als Richtlinie hinsichtlich der Erstellung eines entsprechenden Plans. Am bekanntesten dürfte der DATEV Kontenrahmen mit der Bezeichnung „SKR-04“ sein – dieser orientiert sich ganz maßgeblich am Aufbau einer Bilanz. Gerade bei Neugründungen stellt seine Umsetzung eine enorme Hilfe dar und erleichtert die Buchhaltung ganz wesentlich.

DATEV Programme

Software-Angebote der DATEV in verschiedenen Bereichen

Was ist ein DATEV Programm? Wer DATEV hört, denkt bestimmt sofort an das DATEV Programm Rechnungswesen. Doch die Genossenschaft hat noch wesentlich mehr zu bieten: Mit mehr als 200 PC-Programmen, zudem noch diversen Cloud-Diensten (Online-Anwendungen, Datenverarbeitung sowie -archivierung im Rechenzentrum) wartet sie in ihrer Funktion als Systemhaus und IT-Dienstleister auf. Zum Einsatz kommen die Lösungen in verschiedenen Bereichen:

• Rechnungswesen
• Steuern
• Personalwirtschaft
• betriebswirtschaftliche Beratung
• Enterprise Ressource Planning (ERP)
• IT-Sicherheit

DATEV Zielgruppe Mittelstand

Die DATEV Buchhaltungssoftware richtet sich primär an den Mittelstand mit seinen speziellen Anforderungen. Das Programm „DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen“, welches in mehreren Varianten existiert, soll dieser Maxime Rechnung tragen. Daher offeriert die Genossenschaft auch Lösungen für einzelne Branchen:

• Kfz-Unternehmen
• Baugewerbe
• Wohnungsunternehmen
• Speditionen, Logistik sowie Transport
• Land- und Forstwirtschaft
• Hotels und Gaststätten
• Bäckereien und Konditoreien
• Soziale Einrichtungen
• Vereine, Stiftungen sowie gGmbHs

DATEV Rechnungswesen-Software zur Buchhaltung: Vereinfachung diverser Geschäftsprozesse

Mit einer funktionalen, anpassbaren Rechnungswesen-Software lassen sich zentrale Geschäftsprozesse vereinfachen – schlanke und lückenlose Finanzbuchhaltung inklusive. Mittels „DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen“ steht eine bewährte rechts- und zukunftssichere Komplettlösung zur Verfügung, die alle relevanten kaufmännischen Funktionen (Finanzbuchführung, Auftragswesen, Dokumentenablage, Zahlungsverkehr) integriert. Das Ende der 1990er-Jahre eingeführte und inzwischen als deutscher Standard etablierte DATEV Format ermöglicht den Austausch verschiedener Buchhaltungsdaten zwischen Steuerbüro (Buchführung) einerseits und Anwender andererseits – komprimierter Export und hohe Kompatibilität der verschiedenen Softwarelösungen inklusive. DATEV Daten exportieren (für den Steuerberater) – dies funktioniert mit dieser speziellen Software ganz einfach.

DATEV Kontenrahmen

Was sind die DATEV Kontenrahmen? Kontenrahmen spielen eine große Rolle. Über sie erhältst du jährlich aktualisierte Orientierungshilfen in puncto Buchführung des Unternehmens. Kontenrahmen dienen Unternehmen nicht nur als Vorlagen, sondern auch als Orientierungshilfe zur Erstellung eines Kostenplans. Sie beinhalten zudem bestimmte Konten, welche für Unternehmen, Arztpraxen & Co. zur Buchführung notwendig sein können. Unter Zugrundelegung des Kontenrahmens wird es möglich, unternehmensspezifische Kontenpläne zu erstellen. Dabei können überflüssige Buchführungskonten eliminiert oder fehlende ergänzt werden.

DATEV Standardkontenrahmen

Die DATEV Standardkontenrahmen stellen eine bewährte Hilfe in Unternehmen dar – eine kontinuierliche Anpassung an die gesetzlichen Änderungen ist selbstverständlich. Um Unternehmen die richtigen, das heißt auf die jeweiligen Branchenspezifika ausgerichtete Kontenrahmen anbieten zu können, stellt die Genossenschaft nicht nur allgemeine Standardkontenrahmen zur Verfügung. Weiterhin bietet die Genossenschaft auch auf spezifische Wirtschaftszweige sowie Tätigkeitsbereiche abgestimmte Kontenrahmen an.

Zu den am weitesten verbreiteten Kontenrahmen zählen die sogenannten Standardkontenrahmen (SKR) SKR03 sowie SKR04. Diese beiden Standardkontenrahmen sind nicht auf eine spezielle Branche ausgerichtet, sie richten sich prinzipiell an publizitätspflichtige Unternehmen. Weitere Beispiele für branchenspezifische DATEV Standardkontenrahmen sind demgegenüber SKR51 (Kfz-Gewerbe) und SKR14 (land- und forstwirtschaftliche Betriebe). Die DATEV Kontenrahmen kannst du kostenlos auf der Website herunterladen.

Mit DATEV gelingt die digitale Buchführung – systematisch, lückenlos und automatisch. Den DATEV Export, also den Datenaustausch zwischen Anwendern (etwa der Buchführung von Unternehmen) und dem Steuerbüro, ist mit der Software ganz einfach möglich. Zudem existieren einige Schnittstellen zu Elster.

DATEV Tutorials – Das gilt es zu beachten

So bereitest du den DATEV-Export vor
Wir haben an anderer Stelle bereits ausführlich erklärt, wie man den Export von DATEV-Daten vorbereitet – klick hier, wenn du mehr dazu erfahren möchtest.

Die Komplexität des Systems

Die Einarbeitung gestaltet sich relativ komplex: Der modulare Aufbau, der DATEV Software kann, mitunter dazu führen, dass sich Individualisierungen, beispielsweise von Vorlagen, als kompliziert erweisen. Verschiedene Spezialfunktionen sind nicht selbsterklärend. Es empfiehlt sich also, dem ganzen intensiv Zeit zu widmen, um die wichtigen Funktionen schnell und umfassend zu meistern.

Wie aktuell sind die Daten? Wie komme ich schneller an meine Planungsdaten?

Nicht zu vergessen ist auch, dass die Daten in einem fremden Rechenzentrum liegen – dies ist ganz normal für digitale Finanzbuchhaltung. Gleichwohl kann dieser Umstand gerade bei Wartungsarbeiten zu Problemen führen – temporäre Ausfallzeiten inklusive.

Diese Transferphase entscheidet, wie schnell man an die Daten der DATEV-Schnittstelle kommt, um mit diesen in Form von Reportings weiterführend zu arbeiten. Ausschlaggebend für die Dauer ist auch die Qualität der Anschlusssoftware. Mit einer guten Software können die Schnittstellendaten aktiv genutzt werden, um die Transferphase zu verkürzen. 

Ein weiterer Punkt in Sachen Zeitersparnis hat erneut mit den Qualitätsmerkmalen einer verarbeitenden Software zu tun. Buchungsdaten werden an die Schnittstelle übermittelt und können von dort von der Software abgerufen werden. Die Arbeit eines CFO’s sollte es im Anschluss sein, mit den Daten unkompliziert, personalisiert und zielgruppenspezifisch arbeiten zu können. Sind die Reportings einmal erstellt, aktualisieren sie sich in Form von dynamischen Updates automatisch, sobald neue Buchungsdaten zur Verfügung stehen. Das spart enorm viel Zeit in der Bearbeitung und sorgt somit auch dafür, dass Planungsdaten schneller und mit hoher Datenintegrität zur Verfügung stehen.

Was gilt es generell bei der Buchung zu beachten?

Es klingt zwar banal, aber: Buchungen korrekt durchführen! Wenn einzelne Positionen nicht korrekt eingebucht wurden und am Ende des Jahres in Vorbereitung für den Jahresabschlussbericht korrigiert werden müssen, ist das ärgerlich. Noch ärgerlicher ist solch ein Fauxpas aber mit Blick auf den Einfluss, den das Ganze auf datenbasierte Entscheidungen haben kann. 

Ein gut geführtes Unternehmen arbeitet aktiv mit seinen Finanzdaten, beispielsweise in Form einer BWA. Die dort einfließenden Daten stammen selbstverständlich aus der DATEV und werden in der Regel mit einer zusätzlichen Software verarbeitet und zu Reportings zusammengestellt. Einmal falsch vorgenommene Buchungen haben Einfluss auf jedes erstellte Reporting. Unternehmerische Entscheidungen könnten somit durch falsche Datensätze beeinflusst sein. 

Im Extremfall könnten Fehlbuchungen sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Wenn etwa die Bank für eine Kreditentscheidung das Einreichen einer betrieblichen Auswertung fordert, dann sollten diese Daten auch stimmen!

Das Learning bleibt einfach und sollte jedoch nachdrücklich berücksichtigt werden: Richtig buchen! Am besten lässt sich das kontrollieren, wenn man sowieso das gesamte Jahr über mit den Kennzahlen arbeitet, und unter Zuhilfenahme von Anschlusssoftware Reportings erstellt. Je mehr man sich mit den Daten und Buchungen beschäftigt, desto schneller fallen eventuelle Fehler auf oder passieren gar nicht mehr.

Erwerb der DATEV Software

Als Unternehmen, egal ob kleines, mittelständisches oder großes Unternehmen ist man auf den eigenen Steuerberater angewiesen. Ohne einen solchen bleibt der Zugang zur kostbaren DATEV-Software als Schnittstelle verwehrt. Die eingetragene Genossenschaft gibt ihre Lizenzen nur an Unternehmen raus, deren Steuerberater Teil der Genossenschaft sind. Erst als Mitglied ist die Nutzung der Software für Steuerberater und entsprechend für ein Unternehmen möglich. 

Ein Unternehmen hat also nur dann Zugang zur Datev-Software, wenn es einen Steuerberater nutzt und dieser auch als Mitglied Teil der DATEV-Genossenschaft ist.

Ist mit dem Steuerberater alles geklärt, kann man die DATEV Software einfach auf der DATEV Website bestellen. Wenn du noch unsicher bist, ob du die Software überhaupt nutzen möchtest, dann teste sie doch einfach ganz unverbindlich und kostenlos. Mit dem sogenannten „Testcenter online“ von DATEV ist dies möglich – so kannst du dich von der Leistungsfähigkeit diverser Programme überzeugen. Dazu gehören die DATEV Programme: 

• Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen, 
• Mittelstand Zusatzmodul Verkauf, 
• Kostenrechnung classic, 
• Anlagenbuchführung, 
• Personal-Managementsystem classic.

DATEV lernen – DATEV Programme lernen

Modularer Aufbau

Der modulare Aufbau der DATEV Software, u. a. in puncto betriebliches Rechnungswesen, Branchenauswertungen, Personalabrechnung/-management, Factoring, Office- sowie IT-Management, ermöglicht gezieltes Setzen von Schwerpunkten mit entsprechender Vertiefung. Um die DATEV Software optimal nutzen zu können, sind einige Systemvoraussetzungen zu beachten. Die jeweiligen Hardware-Anforderungen der DATEV Software sowie Angaben zu den unterstützten Betriebssystemen findest du auf der DATEV Website. Ebenfalls findest du dort Hinweise zum Serverumzug oder Tipps zur Vorbereitung von Server und Netzwerk für die DATEV Software.

Ausgewählte DATEV Seminare und Kurse

DATEV Kurse zu verschiedenen Themen sind bei einschlägigen Anbietern verfügbar – allen voran die hauseigenen Weiterbildungsangebote der DATEV. Weitere DATEV Kurse diverser Anbieter findest du ganz einfach via DATEV Seminare. Außerdem gibt es einen YouTube-Channel der DATEV mit vielen Videos zu unterschiedlichen Themen – Hereinschauen lohnt sich auf jeden Fall!

• Programme und Kurse rund ums Rechnungswesen | Einsatzmöglichkeiten in der Buchführung für selbstbuchende Unternehmen |  Selbst buchen mit DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen 
• Lösungen zur Branchenspezialisierung | Lernvideos und Seminare
• Informationen, Seminare und Beratungen zum Thema „Lohn & Personal“
• Unterstützung in Sachen IT-Lösungen, Security & Datenschutz

Weitere Kurse:

• „Finanzbuchhaltung mit DATEV (DEKRA)“ – Veranstalter: DEKRA Akademie GmbH, Vollzeit/2 Wochen
• „DATEV – Lohn und Gehalt“ – Veranstalter: IFM Institut für Managementberatung GmbH, 3 Tage, Teilnahmegebühr pro Person: 1.250,00 EUR, auch individuelle Firmenseminare sind möglich
• „Finanzbuchhaltung mit DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro“ – Veranstalter: Robotron Bildungs- und Beratungszentrum GmbH, 3 Tage, Teilnahmegebühr pro Person: 1.213,80 EUR
• „Finanzbuchhaltung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro“ – Veranstalter: Robotron Bildungs- und Beratungszentrum GmbH, 3 Tage, Teilnahmegebühr pro Person: 1.213,80 EUR
• „Lohnabrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt comfort“, Veranstalter: Robotron Bildungs- und Beratungszentrum GmbH, 3 Tage, Teilnahmegebühr pro Person: 809,20 EUR
• „DATEV Pro – DATEV Pro-Kostenrechnung“ – Veranstalter: SanData IT-Trainingszentrum GmbH, 2 Tage, Teilnahmegebühr pro Person: 820 EUR

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Thema DATEV