Die Finanzbuchhaltung FiBu (Abkürzung) respektive Finanzbuchführung ist für viele Unternehmen und Einzelunternehmer:innen verpflichtend. Sie erfordert die Einhaltung rechtlicher Grundlagen in detaillierten Prozessen. Die Aufgaben der Finanzbuchhaltung dienen der Präsentation der aktuellen Vermögenssituation eines Unternehmens nach außen und entscheiden unter anderem über dessen Besteuerung.
Aus diesem Grund sollten alle Unternehmer:innen mit der Finanzbuchhaltung, Definition und Rechtsgrundlage, ihrer Rolle als externes Rechnungswesen, ihren Teilbereichen, Aufgaben und Prozessen vertraut sein.
Das Thema kurz und kompakt
- Zur Finanzbuchhaltung sind alle Unternehmen mit mehr als 60.000 € jährlichem Gewinn oder 600.000 € jährlichem Umsatz verpflichtet.
- Die Finanzbuchhaltung dokumentiert Geschäftsvorfälle, ermittelt Bestände, Bestandsveränderungen und den Erfolg und liefert die Grundlage für die Besteuerung eines Unternehmens.
- Das Handelsgesetzbuch legt Grundsätze für die ordnungsgemäße Durchführung der Finanzbuchhaltung fest, die in allen Prozessen der Fibu Anwendung finden müssen.
Fibu Definition – Was ist Finanzbuchhaltung?
Die Finanzbuchhaltung ist Teil des externen betrieblichen Rechnungswesens. Oft wird sie mit Fibu abgekürzt. Einfach erklärt dokumentiert die Finanzbuchhaltung alle Einnahmen und Ausgaben in einem Unternehmen. Anhand dieser Dokumentation können der aktuelle Vermögensstand, offene Forderungen und ausstehende Zahlungen erkannt werden.
Zum internen betrieblichen Rechnungswesen gehören die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), Statistik- und Vergleichsrechnung und die Planungsrechnung.
Bestandteile der Fibu: Wie ist die Finanzbuchhaltung aufgebaut?
Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Posten fallen in der Finanzbuchhaltung an. Um die Übersichtlichkeit zu garantieren, wird sie in Bereiche aufgeteilt. Dabei unterscheidet man danach, in welcher Beziehung die Person oder Institution auf der anderen Seite des Vorgangs zum Unternehmen steht. Die Finanzbuchhaltung besteht in der Folge also aus den drei Kategorien Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung.
Debitorenbuchhaltung
Führt das Unternehmen eine Dienstleistung für jemanden durch, muss dieser dafür zahlen. Bis das geschieht, gibt es eine offene Rechnung, auch Forderung genannt. Bei der Debitorenbuchhaltung geht es um genau diese Forderungen, die das Unternehmen an eine andere Partei hat.
Die Bedeutung dieser Form der Finanzbuchhaltung erklärt sich schon aus dem Namen: Der Begriff Debitor bedeutet so viel wie Schuldner. Es geht hier also um die Buchhaltung aller Vorgänge, bei denen eine Partei dem Unternehmen etwas schuldet.
Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung ist das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung. Kreditoren sind Dienstleister und Lieferanten des Unternehmens, also Personen oder Unternehmen, die eine Dienstleistung für das Unternehmen ausführen und dadurch Forderungen an das Unternehmen haben. Vereinfacht gesagt ist die Kreditorenbuchhaltung also für Vorgänge zuständig, bei denen das Unternehmen Außenstehenden Geld schuldet.
Lohnbuchhaltung
Neben Vorgängen, die mit externen Personen oder Unternehmen durchgeführt werden, betrifft die Finanzbuchführung auch Vorgänge im Inneren des Unternehmens. Auch die Mitarbeiter des Unternehmens wollen schließlich bezahlt werden, was Ausgaben und Buchungen für das Unternehmen bedeutet. Die Lohnbuchhaltung ist damit für die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter zuständig.
Die Aufgaben in der Lohnbuchhaltung gehen jedoch weiter: So müssen etwa Jahreslohnkonten geführt, die Bezüge der Mitarbeiter abgerechnet und die gesetzlichen Meldevorschriften erfüllt werden. Auch die Pflege der Stammdaten der Mitarbeiter fällt in diesen Bereich.
Wie hängen die Teilbereiche zusammen?
Die Unterscheidung in Kategorien wird nicht in jedem Unternehmen vorgenommen. Kleinere Unternehmen wickeln die Finanzbuchhaltung oft als einen Bereich ab. Ab einer mittleren Unternehmensgröße ist es jedoch sinnvoll, die einzelnen Bereiche zu trennen. Die anfallenden Aufgaben überschneiden sich oft, aber es gibt auch solche, die nur eine Variante der Finanzbuchhaltung betreffen.
Ein Beispiel für ähnliche Aufgaben ist die Pflege von Stammdaten: Während in der Lohnbuchhaltung Stammdaten der Mitarbeitenden vorliegen, gibt es in der Kreditorenbuchhaltung einen Kreditorenstammsatz. Die Pflege dieser Daten funktioniert gleich, auch wenn sie in unterschiedlichen Datenbanken erfolgt.
Die Verwaltung des Mahnwesens hingegen unterscheidet sich zwischen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: Einerseits müssen noch offene Forderungen durch das Unternehmen beglichen werden, andererseits fordert das Unternehmen selbst die Begleichung von anderen Parteien ein. Gerät ein Lieferant oder Dienstleister in Verzug, müssen in der Debitorenbuchhaltung eine Reihe von Aufgaben durchgeführt werden, die in den anderen Bereichen der Finanzbuchhaltung nicht notwendig sind.
Sind die Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung voneinander getrennt, kann sich die Fibu gezielter um solche Belange kümmern. Zudem ist die Finanzbuchhaltung übersichtlicher. Letztlich bieten jedoch nur alle Bereiche zusammen einen Überblick über den aktuellen Vermögensstand des Unternehmens.
Was sind die Aufgaben der Finanzbuchhaltung?
Allgemein ist es die Aufgabe der Finanzbuchhaltung, alle Vorgänge des Unternehmens festzuhalten, zu buchen und zu dokumentieren, die sich in Zahlen ausdrücken lassen, und so einen Überblick zu verschaffen. Dazu müssen fünf Hauptaufgaben erledigt werden:
- Dokumentation der Geschäftsvorfälle,
- Ermittlung der Bestände,
- Ermittlung der Bestandsveränderungen
- Erfolgsermittlung,
- sowie die Lieferung der Besteuerungsgrundlage.
Dokumentation der Geschäftsvorfälle
Wie bereits im Abschnitt zu den Rechtsgrundlagen der Fibu angemerkt, müssen alle Buchungen des Unternehmens zwingend belegt werden. Um dieser Pflicht nachzukommen, werden sämtliche Geschäftsvorfälle dokumentiert. Beeinflusst ein Ereignis das Vermögen des Unternehmens, ist das ein Geschäftsvorfall. Solche Vorfälle könnten etwa die Inanspruchnahme und Bezahlung einer Dienstleistung, das Tätigen einer Investition oder die Begleichung einer Forderung durch einen Partner sein.
Für jeden solchen Vorfall muss es einen Beleg geben. Dieser kann beispielsweise in Form einer Rechnung, eines Bankbelegs, einer Quittung, eines Steuerbescheids oder einer Gehaltsliste vorliegen. Wichtig ist, dass der Beleg grundlegende Informationen wie den Betrag und das Datum des Geschäftsvorfalls beinhaltet. Auch eine Bezeichnung des Vorgangs muss vorhanden sein, damit dieser zugeordnet werden kann.
Die Dokumentation durch solche Belege erfolgt in mehreren Schritten: Belege werden vorbereitet, gebucht und dann archiviert. Sollte ein Beleg abhandenkommen, kann er ausnahmsweise durch einen Not- oder Ersatzbeleg ersetzt werden, sofern dieser ebenfalls die grundlegenden Informationen über den Geschäftsvorfall enthält.
Aufgaben der Finanzbuchhaltung: Bilanz
Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend dokumentiert werden. Zum Abschluss eines Geschäftsjahres folgt zudem ein Jahresabschluss, die Bilanz. Im Zusammenhang damit ergeben sich weitere Aufgaben der Finanzbuchhaltung: die Ermittlung der Bestände, der Bestandsveränderungen und des Erfolgs. Manchmal wird dieser Tätigkeitsbereich auch als Bilanzbuchhaltung bezeichnet.
Ermittlung der Bestände und Bestandsveränderungen
Im Gegensatz zu den fortlaufenden Belegen wird die Bilanz zu einem Stichtag erstellt. Bei der Schlussbilanz ist das der Tag, an dem der Jahresabschluss gemacht wird. Handelt es sich hingegen um die Eröffnungsbilanz, wird die Bilanz zu Beginn eines Geschäftsjahres aufgestellt. Wenn nur von Bilanz gesprochen wird, ist in der Regel die Schlussbilanz gemeint.
In die Bilanz gehen sogenannte Aktiva und Passiva ein. Aktiva sind Vermögensgegenstände wie Finanzanlagen, Wertpapiere, der Kassenbestand oder Bankguthaben. Diese müssen zuerst erworben werden. Es wird also Kapital hineingegeben.
Passiva hingegen sind Fremd- und Eigenkapital wie Rücklagen, Jahresüberschüsse oder Rückstellungen. Auf dieser Seite der Bilanz werden demnach finanzielle Mittel eingespeist.
Zum Jahresabschluss werden alle Aktiva und Passiva anhand des Inventars des Unternehmens aufgelistet. Dabei werden alle Positionen als Wertangaben notiert. Einige Positionen werden dafür in einen Geldwert umgerechnet. Die Differenz der Aktiva und Passiva bezeichnet man als Bilanzsumme.
Die Eröffnungsbilanz umfasst ebenso Aktiva und Passiva und sollte sich mit der zuvor erstellten Schlussbilanz decken. Ist dies nicht der Fall, bedeutet das einen Fehler in der Bilanz, der korrigiert werden muss.
Die Ermittlung von Bestandsveränderungen ist eng mit der Aufstellung der Bilanz verknüpft. Bei den Bestandsveränderungen handelt es sich, einfach gesagt, um die Differenz der Eröffnungs- und Schlussbilanz eines Geschäftsjahres. Hierbei ist nicht nur die Veränderung der Bilanzsumme interessant, sondern vor allem die Veränderung einzelner Bestände in den Aktiva und Passiva. So könnte etwa der Wert von Anlagevermögen über das Geschäftsjahr hinweg enorm angestiegen oder aber gesunken sein.
Ermittlung von Erfolg
Neben der Aufstellung der Bilanz ist die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses. Zur GuV verpflichtet sind alle Unternehmen und Einzelunternehmer:innen, die der Buchhaltungspflicht unterliegen.
Die GuV hilft dabei, den Erfolg zu ermitteln. Der Begriff Erfolg ist in diesem Fall nicht mit der umgangssprachlichen Verwendung gleichzusetzen. Mit Erfolg ist hier das Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnungn, wobei der Erfolg als positiver oder negativer Erfolg verbucht wird. Auch ein errechneter Verlust ist demnach ein Erfolg im Sinne der Finanzbuchhaltung.
Manchmal wird statt von Erfolg auch von Gewinn gesprochen, also einem positiven oder negativen Gewinn als Ergebnis der GuV. Beide Begriffe meinen dasselbe, Gewinn lässt sich aber durch den Namen der Gewinn- und Verlustrechnung leichter merken.
Um die GuV zu erstellen, werden eine Soll- und eine Haben-Liste erstellt. Das Soll sind die Beträge, die das Unternehmen aufwendet. Das Haben hingegen sind Beträge, die das Unternehmen erwirtschaftet, also die Erträge.
Gegenübergestellt werden schlussendlich also Aufwendungen und Erträge. Bildet man die Differenz von Soll und Haben, erhält man den Jahresüberschuss im Fall eines positiven Erfolgs oder einen Jahresfehlbetrag im Fall eines negativen Erfolgs.
Mehr zur Gewinn- und Verlustrechnung erfährst du in unserem Blogbeitrag
Lieferung der Besteuerungsgrundlage
Die letzte Hauptaufgabe der Fibu ist es, die Grundlage für die Besteuerung zu liefern. Jedes Unternehmen wird besteuert. Zu entrichten sind etwa die Einkommensteuer, die Gewerbesteuer oder die Körperschaftsteuer. Welche Steuern genau anfallen, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab.
Die Höhe der Steuern entscheidet sich danach, wie viel das Unternehmen im Jahr erwirtschaftet hat. Damit die Besteuerung festgelegt werden kann, leitet die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens ihre Ergebnisse an das Finanzamt weiter. Diese bilden also die Besteuerungsgrundlage.
Wer ist zur Finanzbuchhaltung verpflichtet?
Die Finanzbuchhaltung gehört zum betrieblichen Rechnungswesen und ist damit für viele Unternehmen verpflichtend. Ob ein Unternehmen im Sinne der doppelten Buchführung „buchhaltungspflichtig“ ist, darüber entschiedet die Rechtsform des Unternehmens und die im Handelsgesetzbuch festgeschriebenen Einkommensgrenzen.
Kommanditgesellschaften (KG), offene Handelsgesellschaften (OHG), Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), sowie Gesellschaften mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaften (GmbH & Co. KG) müssen in jedem Fall eine Fibu durchführen. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben.
Aber auch Selbstständige oder Gewerbetreibende, die als Einzelunternehmer:innen tätig sind, sind von dieser Pflicht nicht ausgenommen. Relevant dafür, ob sie die Finanzbuchhaltung durchführen müssen, ist ihre wirtschaftliche Situation: Liegt der Gewinn über 60.000 € oder der Umsatz über 600.000 €, besteht eine Buchführungspflicht.
Diese Grenze muss jeweils für zwei Jahre in Folge überschritten werden, bevor die Verpflichtung zur Fibu in Kraft tritt. Wird die Grenze nur in einem Jahr überschritten, im vorangegangenen und folgenden Jahr jedoch nicht, müssen Einzelunternehmer:innen die Finanzbuchhaltung nicht durchführen. Liegen Gewinn oder Umsatz unter den Grenzen, ist die Fibu keine Verpflichtung, kann aber freiwillig durchgeführt werden, um einen besseren Überblick über den Stand des Unternehmens zu erhalten.
Diese Unternehmer:innen sind aber trotzdem steuerpflichtig. Sie müssen ihre finanzielle Situation nur anderweitig belegen, meist über die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dasselbe gilt für Freiberufler:innen. Diese müssen grundsätzlich keine Finanzbuchhaltung durchführen, auch wenn ihr jährlicher Gewinn die Grenze von 60.000 € übersteigt.
GoB & GoBD – Rechtsgrundlagen der Fibu
Darüber, wie die Finanzbuchhaltung durchgeführt werden muss, gibt es gesetzliche und steuerrechtliche Vorschriften. Zu diesen gehören etwa die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, kurz GoB genannt. Auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – sind für die Finanzbuchhaltung von Belang. Beide sind im Handelsgesetzbuch festgelegt.
Daneben gibt es je nach Rechtsform des Unternehmens zusätzliche Regelungen für die Finanzbuchführung. Diese finden sich beispielsweise im Aktiengesetz, im Genossenschaftsgesetz oder im GmbH-Gesetz.
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) in der Fibu
Die GoB sind Regeln für Buchführung und Bilanzierung. Die Belegpflicht besagt, dass jede Buchung belegt werden muss. Entsprechend dem Prinzip der Vollständigkeit, dürfen keine Buchungen ausgelassen werden. Jeder Vorgang ist zu dokumentieren. Diese Dokumentation muss klar und übersichtlich erfolgen, um im Falle einer Überprüfung verständlich zu sein.
Wurde der Belegpflicht und dem Prinzip von Klarheit und Übersichtlichkeit Genüge getan, ist auch die Nachprüfbarkeit gewährleistet. Diese ist ebenfalls ein Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Hierbei ist primär wichtig, dass Korrekturen in der Fibu nur bei entsprechendem Korrekturbuchungen zulässig sind.
Selbstverständlich müssen die Buchungen richtig getätigt werden. Die GoB verlangen dabei eine formelle Richtigkeit. Das bedeutet, dass die entsprechenden Fibu-Konten und Namen verwendet werden und der Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg eindeutig zuzuordnen ist.
Die Finanzbuchhaltung muss zeitgerecht erfolgen. Eine tägliche Buchhaltung ist zwar meist nicht erforderlich, doch eine angemessene Frist sollte eingehalten werden. Auch die Reihenfolge der Buchungen darf nicht durcheinander gebracht werden.
Der letzte Punkt, der sich aus den GoB ergibt, ist die Verpflichtung zur Aufbewahrung. Verschiedene Unterlagen müssen für sechs respektive zehn Jahre aufgehoben werden. In dieser Zeit muss allen anderen Prinzipien der GoB Genüge getan werden. Das bedeutet etwa, dass während dieser zehn Jahre die Nachvollziehbarkeit weiterhin gewährleistet sein muss.
Bedeutung der GoBD für die Finanzbuchhaltung
Während die Finanzbuchhaltung früher auf Papier durchgeführt wurde, finden heute mehr und mehr Prozesse computergestützt statt. Auch bei der Verwendung entsprechender Software muss den GoB natürlich Folge geleistet werden. Zusätzlich ergeben sich neue Anforderungen zur Sicherheit der Daten.
Die GoBD bauen deshalb auf den GoB auf und machen Angaben darüber, welche Belege in elektronischer Form vorliegen dürfen und wie mit diesen umzugehen ist.
Was macht ein Finanzbuchhalter (Aufgaben)?
Um sicherzustellen, dass alle Gesetze eingehalten werden, wird die Finanzbuchhaltung in Unternehmen in der Regel von professionellen Finanzbuchhalter:innen übernommen. Diese sind entweder beim Unternehmen angestellt, oder arbeiten als selbstständige Dienstleistende oder in der Rolle freier Mitarbeiter:innen für das Unternehmen.
Die Finanzbuchhalter:innen übernehmen für das Unternehmen eine lange Liste von Aufgaben:
- Sie buchen und kontieren alle laufenden Geschäftsfälle, verwalten die Konten des Unternehmens und übernehmen die monatliche Kostenrechnung.
- Sie führen die Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung durch, überprüfen die Bilanz und erstellen die Gewinn- und Verlustrechnung.
- Zu gegebener Zeit erstellen sie die Monats- und Jahresabschlüsse.
- Finanzbuchhalter:innen ermitteln und verbuchen zudem die Steuerlast, etwa durch das Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung, und teilen Ämtern und Verwaltungen notwendige Informationen mit.
Fibu als externes Rechnungswesen
Dass die Informationen der Finanzbuchhaltung an diverse Institutionen weitergegeben werden, unterscheidet sie von der Betriebsbuchhaltung. Diese gehört ebenfalls zum betrieblichen Rechnungswesen. Die Fibu wird deshalb oft als das externe Rechnungswesen bezeichnet.
Zu den externen Empfängern der Informationen gehört in erster Linie das Finanzamt. Aber auch Banken, Investoren oder Aktionäre, sowie Wirtschaftsprüfer und Steuerberater gehören zu den Adressaten dieses Zweigs des Rechnungswesens. Analysten, Wirtschaftswissenschaftler, Journalisten oder das Statistische Bundesamt können ebenfalls an der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens interessiert sein.
Die Daten der Fibu erlauben diesen Personen und Institutionen, wichtige Entscheidungen zu treffen. Das Finanzamt etwa legt auf ihrer Grundlage die Besteuerung für das Unternehmen fest. Investoren und Aktionäre entscheiden je nach Datenlage über Investitionen, während sie kreditgebenden Banken erlaubt, die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens einzuschätzen.
Kurz gesagt erlaubt die Fibu, die finanzielle Stabilität des Unternehmens abzuschätzen und Prognosen über die naheliegende Entwicklung abzugeben.
Externes Rechnungswesen in Abgrenzung zu internem Rechnungswesen
Die Fibu unterscheidet sich durch das von außen kommende Interesse von der bereits erwähnten Betriebsbuchhaltung. Das Interesse für diesen Zweig des betrieblichen Rechnungswesens stammt im Gegensatz zur Fibu aus dem Inneren des Unternehmens. Deshalb wird die Betriebsbuchhaltung auch als internes Rechnungswesen bezeichnet.
Ähnlich wie die Finanzbuchhaltung Informationen an Außenstehende weitergibt, macht die Betriebsbuchhaltung als internes Rechnungswesen Informationen im Inneren des Unternehmens zugänglich. Zu den Adressaten gehören die Geschäftsführung, Gesellschafter, das Personal und der Betriebsrat, sowie die Aufsichtsräte.
Auch diese Personen möchten einschätzen können, wie es um die Stabilität des Unternehmens bestellt ist. Dabei geht es jedoch um eine Einschätzung für das Unternehmen oder die Personen im Unternehmen selbst, während die Fibu Aufschluss über die Interessen von Personen außerhalb des Unternehmens gibt.
Finanzbuchhaltung: Software erleichtert Prozesse
Die Aufgaben der Finanzbuchhalter:innen können durch die Verwendung sogenannter Finanzbuchhaltungssoftware erleichtert werden. Je nach Hersteller kann eine Finanzbuchhaltungssoftware entweder zur allgemeinen Verwendung gedacht oder speziell auf eine Branche zugeschnitten sein.
Die Software hilft bei der Durchführung verschiedenster Aufgaben, darunter das Buchen von Vorgängen, das Anleiten von Zahlungsprozessen, die Dokumentation digitaler Belege oder das Mahnwesen. Ebenso möglich ist die Unterstützung durch eine Software im in Prozessen wie Finanzplanung und Controlling, Budgeting und Forecasting. Der Umfang – also die Aufgaben, die übernommen werden – hängt ebenso von der spezifischen Software ab. Bei ihrer Wahl sollte darauf geachtet werden, dass sie mindestens ein Rechnungsprogramm und ein Modul zur Archivierung der Daten beinhaltet.
Der Hauptvorteil einer Finanzbuchhaltungssoftware besteht in der Vereinfachung des Zugriffs auf die Daten. Alle Mitarbeiter des Unternehmens können so zur selben Zeit mit der Software interagieren. Selbiges gilt auch für externe Arbeitskräfte, wenn der Service eines unabhängigen Büros zur Durchführung der Fibu genutzt wird.
Das Unternehmen benötigt durch die Digitalisierung der Belege keine doppelten Kopien, was papiergebundene Prozesse verringert. Das geht mit einer Kosten- und Zeitersparnis einher. Auch sonst können Prozesse durch die Nutzung der richtigen Software vereinfacht werden.
Prozesse in der Fibu
Vereinfacht gesagt drückt ein Prozess aus, was wann und unter welchen Umständen getan wird. Prozesse unterschiedlicher Abteilungen in einem Unternehmen können sich überschneiden und gegenseitig bedingen. So müssen etwa andere Abteilungen Informationen für die Finanzbuchhaltung zur Verfügung stellen, damit diese die Geschäftsvorgänge verbuchen kann.
Innerhalb der Fibu-Abteilung läuft der Prozess dann weiter: Die Belege, die von anderen Abteilungen eingereicht wurden, müssen dahingehend überprüft werden, ob sie die Anforderungen der GoB erfüllen. Ein Beispiel: fehlt etwa das Datum auf einem Beleg oder ist eine Bezeichnung nicht oder falsch zugeordnet, muss sich die Fibu mit der anderen Abteilung in Verbindung setzen, um das Problem zu beheben. Sind die Belege geprüft und wurden keine Probleme gefunden oder vorhandene Probleme beseitigt, werden die Belege sortiert.
Auch im weiteren Verlauf des Prozesses wird immer darauf geachtet, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten werden. Nachdem die Belege geprüft und verarbeitet wurden, muss etwa die sachgemäße Archivierung für sechs bis zehn Jahre sichergestellt werden. Auch das ist Teil dieses Prozesses in der Finanzbuchhaltung.
Die Prozesse sind in einer Prozessbeschreibung festgehalten. Diese kann oft detailliert sein. Beispielsweise kann eine Prozessbeschreibung darüber Auskunft geben, welche Unterlagen an welcher Stelle abgelegt werden.
Zeit-basierte Prozesse – Rechnungsperiode
Auch Zeiten sind in den Prozessbeschreibungen festgelegt. Diese sind in der Finanzbuchhaltung besonders wichtig, da Fristen eingehalten werden müssen. Beispielsweise spielt die Rechnungsperiode eine große Rolle.
Die Rechnungsperiode unterscheidet sich je nach Umsatz und Gewinn eines Unternehmens. Sie wird auf Grundlage der Bilanz und GuV festgelegt und ändert sich, wenn Umsatz und Gewinn des Unternehmens mit den Jahren steigen oder fallen. Die Rechnungsperiode kann einen Monat, ein Quartal oder aber ein Jahr lang sein. Neben dem Jahresabschluss gibt es deshalb auch Quartals- und Monatsabschlüsse.
Die Rechnungsperiode ist insofern wichtig, als dass die Belege nach den GoB einer bestimmten Periode zugeordnet werden müssen. Nach Abschluss dieser Rechnungsperiode dürfen sie nicht mehr verändert werden. Das bedeutet, dass die Fibu die Prozesse zum Ende der Rechnungsperiode fristgerecht abschließen muss.
An das Ende der Rechnungsperiode schließt sich zudem die erneute Übermittlung von Informationen. Während der Rechnungsperiode übertragen andere Abteilungen Informationen für die Verbuchung an die Fibu. Nach Abschluss der Periode übermittelt die Finanzbuchhaltung hingegen die Informationen des Monats-, Quartals- oder Jahresabschlusses an das Finanzamt. Auch hier sind Fristen einzuhalten, die in der Prozessbeschreibung festgehalten sind.
Konten-basierte Prozesse
Neben Fristen spielt auch die Erfassung von Geschäftsvorgängen auf dem richtigen FiBu-Konto eine wichtige Rolle im Prozess. Grundsätzlich gibt es in der Finanzbuchhaltung vier Arten von Konten: Die Aktiv- und Passivkonten, welche die Bestandskonten bilden, sowie die Aufwandskonten und Ertragskonten, die man zusammen als Erfolgskonten bezeichnet. Allen diesen Konten kommt eine andere Aufgabe zu. Nach Prüfung eines Belegs wird entschieden, auf welches Konto gebucht werden soll.
Konten in der Finanzbuchhaltung
Aktivkonten erfassen Vermögenswerte wie das Anlage- oder Umlaufvermögen. Auf diesem Konto wird alles verbucht, wofür das Unternehmen sein Kapital verwendet. Erwirbt das Unternehmen etwa ein Grundstück, wird dieser Vorgang auf dem Aktivkonto gebucht.
Passivkonten hingegen zeigen auf, wo das Kapital des Unternehmens herkommt. Dabei werden Eigen- und Fremdkapital verbucht.
Die Aufwandskonten sind zur Verbuchung von gewinnmindernden, betrieblichen Aufwendungen. Dazu gehören etwa der Lohn oder das Gehalt der Mitarbeiter, Bewirtungs- und Fahrzeugkosten, Miete, Strom, Wasser und auch Werbekosten. Auf diesen Konten gebucht wird also alles, wofür das Unternehmen finanzielle Mittel aufbringt.
Im Gegensatz dazu wird auf Ertragskonten gebucht, was gewinnsteigernd auf die finanzielle Situation des Unternehmens wirkt. Das sind etwa Erlöse aus der Vermietung oder Verpachtung, Zinseinnahmen, gewährte Rabatte und fertige, aber auch unfertige Erzeugnisse.
Kontenrahmen und Kontenplan
Verschiedene Arten von Unternehmen nutzen unterschiedliche Typen dieser Unterkonten. Die Grundlage dafür bilden sogenannte Kontenrahmen. Diese schlagen eine beispielhafte Struktur vor, die dann vom Unternehmen auf seine Zwecke angepasst werden kann. Die resultierende Struktur bezeichnet man als Kontenplan.
Es gibt etwa die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04. Die Abkürzung SKR steht dabei für Standardkontenrahmen. Bei der Verwendung des SKR 03 werden die Unterkonten nach den Produktionsprozessen im Unternehmen gegliedert.
Im Gegensatz dazu gliedern sich die Unterkonten bei Verwendung von SKR 04 nach dem Aufbau des Jahresabschlusses. Letzteres erleichtert die Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung, sowie der Bilanz, beim Jahresabschluss. Daher wird dieser Kontenrahmen von vielen Unternehmen gern genutzt.
Andere Standardkontenrahmen sind auf spezielle Branchen wie den Einzelhandel, die Hotel- und Gastronomiebranche, medizinische Institutionen oder die Land- und Forstwirtschaft zugeschnitten. Unternehmen dieser Branchen nutzen entsprechend statt SKR 03 oder SKR 04 eher den Standardkontenrahmen ihrer Branche als Grundlage für die Finanzbuchhaltung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur FiBu
Die Finanzbuchhaltung ist ein Zweig des betrieblichen Rechnungswesens, der dazu dient, externen Stellen den aktuellen Vermögensstand des Unternehmens zu vermitteln.
Finanzbuchhalter:innen führen die Finanzbuchhaltung ihres Unternehmens durch oder sind als Angestellte eines unabhängigen Büros oder selbstständige Finanzbuchhalter:innen für die Finanzbuchhaltung mehrerer Unternehmen zuständig.
Buchhaltung ist ein Oberbegriff. Sie fasst verschiedene Bereiche von Geschäftsprozessen in Unternehmen zusammen, in denen Buchungen dokumentiert werden müssen. Die Finanzbuchhaltung ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens, der weiter in die Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung unterteilt werden kann.
Die Finanzbuchhaltung (Abkürzung FiBu) respektive Finanzbuchführung erfordert die Einhaltung rechtlicher Grundlagen in detaillierten Prozessen. Die Aufgaben der FiBu dienen der Präsentation der aktuellen Vermögenssituation eines Unternehmens nach außen und entscheiden unter anderem über dessen Besteuerung.
Die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind eine Erweiterung der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).
All die Vorgänge des Unternehmens festhalten, buchen und dokumentieren, die sich in Zahlen ausdrücken lassen und so einen Überblick zu verschaffen – das ist das Ziel der Finanzbuchhaltung. Aufgaben, die dabei besonders im Fokus stehen, sind Dokumentation der Geschäftsvorfälle, Ermittlung der Bestände, Ermittlung der Bestandsveränderungen, Erfolgsermittlung sowie die Lieferung der Besteuerungsgrundlage.
