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FP&A und Spreadsheets, 5 Probleme die Tabellenkalkulationen verursachen

FP&A und Tabellenkalkulation – 5 Probleme und wie man sie vermeidet

Tabellenkalkulation in der Financial Planning and Analysis ist immer noch das Rückgrat vieler Buchhaltungs- und Controllingabteilungen. Waren computergestützte Tabellenkalkulationen in den 1980er noch eine echte Revolution, kommen eben diese heute an die Grenzen Ihrer Möglichkeiten und  – viel wichtiger – ihrer Zuverlässigkeit. Wir haben uns 5 Probleme herausgepickt, die mit der immer noch weitverbreiteten Nutzung von  Tabellenkalkulation und Co. im Zusammenhang stehen und erläutern, wie diese sich vermeiden ließen.

Benennen, speichern, archivieren – wo ist die Datei hin?

Eines der Kernprobleme bei der Verwendung von Spreadsheets ist eine konsequente, nachvollziehbare Datenverwaltung. 

Zwei Beispiele:

  1. Person A braucht die neuesten Zahlen von Person B, aber B ist auf Urlaub – wo findet A jetzt die entsprechende Datei und wie ist diese Datei benannt?
  2. Person X möchte von Person Y die Entwicklung der Geschäftszahlen in den letzten 10 Jahren aufgeschlüsselt bekommen, aber Y arbeitet erst seit einem Jahr im Unternehmen – wo bekommt sie jetzt die alten Zahlen her?

Alltägliche Probleme können sich durch Tabellenkalkulationen und gewohnte Verfahren zu echten Herausforderungen auswachsen. Dass dabei unnötig Arbeitszeit und Geld verloren geht, muss nicht erwähnt werden.

Dagegen hilft nur eine strikte Policy zur Datenverwaltung und -handhabung. Wobei sofort die Frage aufkommt, wer kontrolliert und setzt diese Policy durch? Besser wäre doch ein System, das diese Aufgaben automatisiert. Eine Lösung, in der Daten zentral verwaltet, neue Kalkulationen direkt indexiert und für jeden, der sie benötigt, auffindbar und zugänglich gemacht werden.

Wie glaubwürdig ist Tabellenkalkulation? Die Integrität unserer Daten steht auf dem Spiel!

Komplexe Datensätze werden kopiert, verschoben, eingefügt und manipuliert. Ununterbrochen valide Daten zu produzieren wird zu einem Ding der Unmöglichkeit. Ob Flüchtigkeitsfehler oder technische Belanglosigkeiten – der eine missgünstige Zahlendreher vermiest uns früher oder später den Tag. Hinzu kommt ein gewisses Grundvertrauen in die Technik. Die bekannt logische Funktionsweise dieser Programme lässt uns weniger kritisch zwischen die Zeilen blicken. 

Eine Lösung, um dem Problem der mangelnden Datenintegrität in unseren Tabellen zu begegnen, ist, sämtliche Kalkulationen gegenprüfen zu lassen. Ein Vier- oder Mehraugenprinzip steht aber oft im krassen Kontrast zur Realität unseres Arbeitsalltags. Wieder wird Zeit und Arbeitskraft an Aufgaben gebunden, die man bereits sicherer und vor allem schneller erledigen lassen könnte.

Längst gibt es Lösungen, welche sich regelmäßig sämtliche “Finanzrohdaten” z. B. aus dem DATEV-Datensatz eures Steuerberaters ziehen und damit permanent mit geprüften, integren Daten arbeiten.

Diese Daten könnt ihr euch wie ein Buch vorstellen. Schwarze Buchstaben auf weißem Papier, unformatiert, unbearbeitet, unsexy – bis eure neue FP&A Lösung ins Spiel kommt. Ohne die langweilige Rohfassung des Buchs (eure DATEV-Daten) auch nur anzufassen, könnt ihr Abschnitte hervorheben, auslassen, neu zusammensetzen und polieren, ganz nach euren Bedürfnissen. Und wenn sich die Rohfassung im Nachhinein ändert? Dann wird euer Steuerberater seinen Datensatz ganz einfach aktualisieren und ihr seid good to go!

Copy and Paste, oder wie man Daten heute nicht mehr erfassen sollte

Das Zusammentragen von Kontoauszügen, Kostenstellen, Bilanzen uvm. gehört zum täglich Brot in jeder Finanzabteilung. Das Durchforsten und Aufarbeiten hunderter oder gar tausender Zeilen Kalkulation über diverse Dateien hinweg bindet jedoch unnötig qualifiziertes Personal. Statt sich mit der Interpretation der vorliegenden Zahlen zu befassen, sind sie zu buchhalterischer Fließbandarbeit gezwungen. 

Eine moderne FP&A Lösung hingegen verbindet sich direkt mit Buchhaltungssystemen wie dem oben genannten DATEV. Durch eine automatische Berichterstellung wie z. B. eine Aufstellung des Cashflows, erspart sich euer Finanzteam mühseliges Copy and Pasting und kann euch schneller die KPIs liefern, die euch wirklich interessieren.

Tabellenkalkulationsprogramme, sind Tools für Einzelkämpfer nicht für Teamplayer

Teamwork und Spreadsheets sind wie Nudeln mit Ketchup – in der Not ganz OK, aber wenn man es vermeiden kann, tut man es in der Regel auch. Seit Kurzem ist ein paralleles Arbeiten mehrerer Beteiligter in einer Tabelle durchaus möglich, doch wer gerade was aus welchem Grund tut, ist ohne hervorragende Koordination kaum ersichtlich.

Jedes Unternehmen hat bei der Verwaltung der eigenen Daten irgendeine Form von Hierarchie. Diese reicht von sehr elaborierten Sharepoint-Strukturen bis hin zur einfachsten Google-Drive-Ablage. Fehlen Mitarbeiter:innen Zugänge zu benötigten Daten, behelfen sie sich dann oft damit, dass sie diejenigen Sheets kopieren und bearbeiten, die für Ihre Arbeit besonders relevant sind. So entstehen aus der Not heraus Redundanzen, welche eine Zuordnung als Original oder Kopie mit der Zeit unmöglich werden lassen. Nachfolgende Mitarbeiter:innen müssen sich dann entweder in die redundanten Strukturen einarbeiten oder selbst neue Originale schaffen. Wie soll sich so der Ursprung der verwendeten Daten dann noch rekonstruieren lassen?

Eine smarte FP&A Lösung bietet hingegen jedem Mitglied deines Finanzteams die Möglichkeit, mit validen Daten zu arbeiten. Jedem ist es erlaubt, je nach Bedarf individuelle Reports anzufertigen, ohne die Arbeit der Kolleg:innen zu kompromittieren oder die Datenbasis angreifen zu müssen. Bereits erstellte Kalkulationen von anderen Teammitgliedern bleiben sichtbar und können jederzeit weiterverarbeitet werden. Als Tüpfelchen auf dem I erspart euch eine moderne FP&A Lösung schließlich auch das Aktualisieren eurer Berichte, da diese entsprechend eurer Datenbasis jederzeit auf dem aktuellsten Stand gehalten werden.

Automation in Tabellenkalkulationsprogrammen ist möglich aber kompliziert

Alle genannten Lösungen der oben beschriebenen Probleme basieren zum Großteil auf der segensreichen Fähigkeit moderner FP&A Lösungen, alltägliche und zeitraubende Aufgaben zu automatisieren. Monatliche Cashflow-, GuV- und Bilanzberichte einfach nur noch exportieren statt mühsam zusammentragen zu müssen, entlasten euer Team und ermöglichen den Fokus auf das Wesentliche.

Sicher gibt es ausgefeilte Templates für diese Programme mit eigenen Makros und verschachtelten Datensätzen. Sicher kann sich jeder mit genügend Zeit in diese Strukturen einarbeiten. Sicher gibt es für fast alles eine Lösung in Form einer Tabellenkalkulation. Sicher ist aber auch, dass sich euer Team langfristig abhängig macht. Abhängig von Personen, die sich den Herausforderungen komplexer Tabellenkalkulationen gewachsen sehen. Abhängig von Personen, die wissen, wo bestimmte Daten zu finden sind. Und abhängig von denen, die all diese komplexen Zusammenhänge im Blick behalten und dirigieren. Ganz zu schweigen von Problemen, die durch Updates der Software, Hardware oder des Betriebssystems auftreten können.

Auch heute sind Programme wie Apples Numbers, Googles Spreadsheets und Microsofts Excel aus den meisten Finanzabteilungen von KMUs bis Enterprises nicht wegzudenken. Kein Wunder, wenn man bedenkt, dass Microsofts Office 365 über 340 Mio. Paid Seats zählt. Diese Programme begleiten uns seit den 1980er-Jahren und haben zu der Zeit Probleme gelöst, die auf konventionellem Wege noch viel arbeitsintensiver gewesen wären. Wir sind zum Teil mit der Software aufgewachsen. Sie ist günstig verfügbar und nahezu jede:r kann in der einen oder anderen Weise mit ihr umgehen. Doch das heißt auch, dass sich seit ihrer Einführung vor über 30 Jahren computergestützte Tabellenkalkulationen in wesentlichen Punkten nur wenig verändert haben und sie den heutigen Anforderungen kaum noch gewachsen sind. Wir müssen unsere Arbeitsweise nicht an die Jahre gekommene Technik anpassen, nicht wenn es da draußen schon längst schnellere, bessere, automatisierte und günstigere Alternativen gibt.

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