Kosten- und Leistungsrechnung: KLR einfach erklärt

Dass ein Betrieb nicht nur Geld einnimmt, sondern auch an vielen Stellen ausgeben muss, erklärt sich von selbst. Materialien müssen gekauft, Mitarbeiter entlohnt und Rechnungen bezahlt werden. Die Finanzbuchhaltung liefert für Unternehmen eine gute Übersicht über alle Ausgaben. Doch wie sieht es mit den firmeninternen Ausgaben im Detail aus? An dieser Stelle kommt die Kosten- und Leistungsrechnung ins Spiel.

Kosten- und Leistungsrechnung Definition

Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) wird alternativ auch Kosten- und Erlösrechnung und Betriebsergebnisrechnung genannt. Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung gibt es keine strikten Gesetze, welche die KLR regeln, da es sich um eine interne Leistungsverrechnung handelt. 

Sie dient dem unternehmensinternen Informationszweck zur kurzfristigen Planung von Kosten und Erlösen. Auch können mithilfe der Kosten- und Leistungsrechnung Plan-, Soll- und Ist-Daten kontrolliert und auf Richtigkeit geprüft werden. Während sich die Finanzbuchhaltung vorrangig mit externen Ausgaben befasst, dient die KLR der Erfassung aller Kosten und Leistungen, welche direkt bei der Leistungserstellung entstehen. 

Die Umwandlung von produzierten oder vorhandenen Gütern in finanzielle Werte wird auch als Wertschöpfungsprozess bezeichnet. Für die Produktion sind natürlich in den meisten Fällen gewisse Vorleistungen notwendig, denn nicht nur externe Rechnungen und Einkäufe verursachen Kosten für eine Firma, sondern auch der Produktionsprozess selbst. Hierzu zählen etwa die Anzahl gelaufener Stunden an einer Maschine oder die Personalkosten. Im Zuge dessen wird unter anderem ermittelt, welches Produkt im Produktionsprozess die meisten Kosten verursacht und was die höchsten Gewinne einfährt.

Die Kosten-Leistungsrechnung dient in diesem Zusammenhang der Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Daten, auf deren Basis ein Unternehmen Entscheidungen treffen und den Produktionsprozess anpassen kann. Zudem lässt sich exakt ermitteln, wo Kosten entstehen. Sobald die Kostenverursacher aufgedeckt sind, können diese beseitigt oder optimiert werden, was zu einem Ersparnis für das Unternehmen führt. Wird die Kosten- und Leistungsrechnung gründlich durchführt, kann daraus die Wirtschaftlichkeit innerbetrieblicher Prozesse abgeleitet werden.

Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung

Die KLR hat einen hohen Stellenwert in der innerbetrieblichen Abrechnung, da sie verschiedene wichtige Aufgaben erfüllt. Kurz zusammengefasst übernimmt die Kosten- und Leistungsrechnung Aufgaben folgender Art im Unternehmen:

• Gewinnung von Informationen, Daten und Zahlen zur Entscheidungsfindung
• Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Daten
• Überwachung aller Kostenträger, Kostenstellen und Kostenarten
• Errechnung der Selbstkosten, beispielsweise zur Preiskalkulation
• Kostenkalkulationen
• Überprüfung aller Prozesse auf Wirtschaftlichkeit
• kurzfristige Erfolgsbilanzen
• Auflistung aller anfallenden Kosten und Leistungen

Die drei Kosten-Kriterien

In der Kosten- und Leistungsrechnung werden die Kosten in drei übergeordnete Kriterien eingeteilt. Diese lauten wie folgt:

• Kostenträger: Als Kostenträger wird das im Unternehmen hergestellte Produkt oder die vom Unternehmen angebotene Dienstleistung bezeichnet.
• Kostenstellen: Orte und Bereiche in einem Unternehmen, die Kosten verursachen, werden im internen Rechnungswesen auch als Kostenstellen bezeichnet. Eine genaue und ausführliche Definition und Beispiele der jeweiligen Kostenstellen finden sich in unserem Blogbeitrag.
• Kostenarten: In der Kosten- und Leistungsrechnung werden die verschiedenen Kosten nach ihrer Art, ihrem Bereich oder ihrem Typ unterteilt. Dieses Kriterium nennt sich Kostenarten.

Drei Stufen der Kosten- und Leistungsrechnung

Die Kosten-Leistungsrechnung erfolgt stets in drei aufeinander aufbauenden Stufen. Auf der ersten Stufe, der Kostenartenrechnung, wird festgestellt, welche Kosten entstanden sind. Wenn bei den Kosten nicht ersichtlich ist, wo genau sie entstanden sind, wird dies in der zweiten Stufe, der Kostenstellenrechnung, festgestellt. Andernfalls wird direkt in der dritten Stufe, der Kostenträgerrechnung, hinterfragt, wofür genau die Kosten angefallen sind.

I. Kostenartenrechnung – Welche Kosten sind entstanden?

Im ersten Schritt wird in der KLR Rechnung überprüft, welche Kosten überhaupt entstanden sind. Dazu wird die Kostenartenrechnung verwendet, welche die entstandenen Kosten nach ihrer Art gliedert. In der folgenden Tabelle sind verschiedene Gliederungsprinzipien und die sich daraus ergebenden Kostenarten gelistet. Auf einige dieser Kostenarten gehen wir danach etwas genauer ein. 

Gliederungsprinzip – nach…	Kostenarten
Beschäftigungsschwankung	Fixkosten, variable Kosten
Betrieblicher Funktion	Beschaffungskosten, Fertigungskosten oder Herstellungskosten, Vertriebskosten und Verwaltungskosten
Herkunft der Kostengüter	Primärkosten für Fremdleistungen, Sekundärkosten für Eigenleistungen
Art der verbrauchten Produktionsfaktoren	Materialkosten, Personalkosten, Kapitalkosten, kalkulatorische Kosten, Raumkosten
Art der Kostenerfassung	Unterschieden wird lediglich in aufwandsechte Kosten und kalkulatorische Kosten
Zurechenbarkeit	Gemeinkosten, Einzelkosten

Primärkosten und Sekundärkosten

Primärkosten sind alle Kosten, welche durch Fremdleistungen entstehen. Das umfasst alle für die Produktion notwendigen Betriebsstoffe, welche vom Unternehmen nicht selbst hergestellt werden.

Sekundärkosten entstehen, indem Eigenleistungen verbraucht werden.

Fixkosten und variable Kosten

Fixkosten sind Kosten, die von der Fertigungsmenge (Output) unabhängig sind. Es spielt also keine Rolle, ob ein Unternehmen 50 oder 50.000 Stück eines Produkts produziert – die Fixkosten bleiben gleich.

Variable Kosten dagegen sind abhängig von der Fertigungsmenge. Je höher die Fertigungsmenge, desto höher die variablen Stückkosten.

Gemeinkosten und Einzelkosten

Gemeinkosten sind einem Kostenträger nicht immer eindeutig zuzuordnen. Daher werden sie in der Kostenstellenrechnung mithilfe von Gemeinkostenzuschlägen verrechnet und auf die Kostenträger verteilt.

Einzelkosten können immer pro Kostenträger zugeordnet werden. Diese finden sich an der entsprechenden Stelle in der Kostenträgerrechnung.

II. Kostenstellenrechnung – Wo sind die Kosten entstanden?

Die zweite Stufe der Kosten- und Leistungsrechnung ist die Kostenstellenrechnung, bei der analysiert wird, an welchen Stellen oder in welchen Abteilungen des Unternehmens Kosten entstanden sind. So kann in der internen Leistungsverrechnung festgestellt werden, wie es um die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Abteilungen steht. 

Hier fließen die Gemeinkosten ein, die keinem Kostenträger eindeutig zugeordnet werden können. Dabei wird zwischen zwei Kostenstellen unterschieden:

Hauptkostenstellen sind die Stellen in einem Unternehmen, welche direkt an der Leistungserstellung, also beispielsweise an der Herstellung des Produkts, beteiligt sind.

Hilfskostenstellen dagegen sind nicht unmittelbar an der Produktion von Produkten beteiligt. Stattdessen erbringen sie Vorleistungen für die Hauptkostenstellen und werden aus diesem Grund auch Vorkostenstellen genannt.

Eine Kostenstelle kann etwa die Fertigung sein. Aber auch die Verwaltung verursacht Kosten für ein Unternehmen und ist indirekt an der Herstellung beteiligt.

III. Kostenträgerrechnung – Wofür sind Kosten entstanden?

In der dritten und letzten Stufe der Kosten-Leistungsrechnung geht es um die Frage, wofür die Kosten entstanden sind. In der Kostenträgerrechnung wird also genau unter die Lupe genommen, für welche Produkte oder Dienstleistungen Kosten angefallen sind – die sogenannten Kostenträger. Es gibt zwei verschiedene Verfahren der Kostenträgerrechnung:

Kostenträgerstückrechnung

Das einfachere der beiden Verfahren nennt sich Kostenträgerstückrechnung, wobei die Stückkosten eines Produkts berechnet werden. Die Selbstkosten können dann zu unterschiedlichen Zeitpunkten der Produktion mithilfe eines Kalkulationsschemas ermittelt werden. Dies ergibt die Untergliederung in Vorkalkulation, Zwischenkalkulation und Nachkalkulation.

Die Vorkalkulation findet vor der Auftragsannahme oder der Produktion statt. Dabei werden alle anfallenden Plankosten ermittelt, um einen akkuraten Angebotspreis zu ermitteln.

Für längere Projekte oder Produktionen ist auch eine Zwischenkalkulation von Vorteil, um die Wirtschaftlichkeit anhand von Soll-/Ist-Vergleichen zu prüfen. Hier werden alle bisher angefallenen Kosten und die noch zu erwarteten Kosten zusammengerechnet.

Die Nachkalkulation findet nach der Fertigstellung eines Produkts statt und stellt die Ist-Kosten dar. Hier werden die tatsächlich angefallenen Kosten für ein Produkt zusammengerechnet, die mit den vorher festgelegten Plankosten verglichen werden können.

Kostenträgerzeitrechnung

Auch dies ist ein Verfahren der Kostenträgerrechnung, bei dem die Gesamtkosten eines Kostenträgers innerhalb eines bestimmten Zeitraums betrachtet werden. Anschließend stellt man die Kosten den Erlösen des entsprechenden Zeitraums gegenüber, um die Wirtschaftlichkeit des Betriebs während dieser Periode zu beurteilen. 

Da dieses Verfahren immer nur einen kurzen Zeitraum umfasst, wird es auch kurzfristige Ergebnisrechnung genannt. Auch die Kostenträgerzeitrechnung teilt sich in zwei verschiedene Verfahren auf: das Gesamtkostenverfahren und das Umsatzkostenverfahren.

Gesamtkostenverfahren: Dieses Verfahren eignet sich besonders gut für Betriebe, die nur ein Produkt anstatt einer größeren Produktpalette produzieren, da hier die Gesamtkosten betrachtet werden. Diese werden für einen Zeitraum nach Kostenarten unterteilt und dem Gesamtumsatz gegenübergestellt. Spezielle Kosten, die beispielsweise von einzelnen Produkten aus einer großen Produktpalette verursacht werden, können in diesem Verfahren nicht gezielt unter die Lupe genommen werden.

Gesamtkostenverfahren

Erlöse

– Minderungen des Bestands

+ Mehrungen des Bestands

– Gesamtkosten, die im Zeitraum angefallen sind

Betriebserfolg

Umsatzkostenverfahren: Für Unternehmen, welche mehr als nur ein Produkt produzieren, eignet sich das Umsatzkostenverfahren. In diesem Verfahren werden die Gesamtkosten, auch Selbstkosten genannt, nach Kostenträgern geteilt und dem Umsatz des jeweiligen Kostenträgers gegenübergestellt. So kann die Wirtschaftlichkeit für jedes einzelne Produkt oder jede einzelne Dienstleistung genau definiert werden.

Umsatzkostenverfahren

Erlöse

– Selbstkosten der Produkte

Betriebserfolg

Kostenrechnungssysteme

Die Kosten- und Leistungsrechnung kann einen individuellen Umfang besitzen. Deswegen gibt es unterschiedliche Kostenrechnungssysteme, die je nach Zweck der KLR zum Einsatz kommen. 

Wird sie als Basis einer finanziellen Entscheidung benötigt, unterscheidet man nach der Investitionshöhe und danach, ob es sich um kurzfristige, mittelfristige oder langfristige Investitionen handelt. Dementsprechend fällt die Entscheidung, welches Kostenrechnungssystem genutzt wird. Im Zuge der KLR unterscheidet man dabei in die Vollkostenrechnung und die Teilkostenrechnung. 

Werden langfristige Investitionen mit hohem Investitionsvolumen getätigt, sollte eine Investitionsrechnung durchgeführt werden. Diese ist jedoch nicht Teil der Kosten-Leistungsrechnung.

Vollkostenrechnung

Sollen mittel- oder langfristige Entscheidungen getroffen werden, ist die Vollkostenrechnung eine gute Wahl. Dabei werden alle Kosten – sowohl Fixkosten als auch variable Kosten – aus einem festgelegten Zeitraum auf die Kostenträger verrechnet. 

Alle für die Leistungserbringung notwendigen Kosten sind in dieser Rechnung enthalten. Sie ist daher besonders dafür geeignet, festzustellen, ob sich die Herstellung eines Produkts rentiert. Da bei der Vollkostenrechnung jedoch auch alle Fixkosten, die von der Produktionsmenge unabhängig sind, proportional auf alle Kostenträger verteilt werden, eignet sie sich weniger als Grundlage für kurzfristig zu treffende Entscheidungen.

Teilkostenrechnung

Wie der Name bereits verrät, fließen bei der Teilkostenrechnung nur ein Teil der Gesamtkosten in die Rechnung ein, was eine entsprechende Gliederung voraussetzt. 

Die Teilkostenrechnung ist ideal, damit der endgültige Verkaufspreis für ein Produkt optimal festgelegt werden kann. Hier werden von den Erlösen eines Produkts die variablen Kosten abgezogen. Dadurch wird ermittelt, wie hoch die Fixkosten maximal ausfallen dürfen. Dieser errechnete Betrag bildet die Preisuntergrenze für ein Produkt, woraufhin kurzfristige Entscheidungen in der Preispolitik getroffen werden können. 

Die Fixkosten lässt man bei dieser Rechnung außer Acht. Da sie für Firmen jedoch von großer Bedeutung sind, um auch auf lange Sicht wirtschaftlich zu arbeiten, eignet sich die Teilkostenrechnung nicht für langfristige Planungen und Entscheidungen.

Auch die Teilkostenrechnung untergliedert sich noch einmal in verschiedene Kostenrechnungssysteme:

• Deckungsbeitragsrechnung
• Direct Costing
• Relative Einzelkostenrechnung
• Grenzplankostenrechnung

Selbstkosten und Selbstkostenrechnung

Unter Selbstkosten versteht man alle Kosten, die bei der Ausführung von Dienstleistungen oder der Herstellung von Produkten entstehen. Für ein Unternehmen ist es natürlich für eine akkurate Preiskalkulation relevant, herauszufinden, wie hoch die Selbstkosten ausfallen.

Die Selbstkosten setzen sich aus den folgenden Kosten zusammen:

• Materialkosten
• Fertigungskosten
• Verwaltungskosten

Um die Selbstkosten zu ermitteln, wird eine Selbstkostenrechnung nach diesem Schema durchgeführt:

Materialeinzelkosten

+ Materialgemeinkosten

Materialkosten (MK)

+ Fertigungseinzelkosten

+ Fertigungsgemeinkosten

Fertigungskosten (FK)

Herstellungskosten (MK + FK)

+ Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten

Selbstkosten

Fazit

Wenn ein Unternehmen wirtschaftlich arbeiten soll, geht das nur, wenn alle anfallenden Kosten innerhalb der Firma bekannt sind. Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung beschäftigt sich die Kosten- und Leistungsrechnung mit allen firmeninternen Kosten, z. B. Materialkosten oder Personalkosten. 

Die Kosten- und Leistungsrechnung hilft Firmen dabei, eine Übersicht über alle Kosten zu erlangen, die Orte im Unternehmen zu ermitteln, wo diese Kosten entstehen und zudem festzustellen, wofür genau die Kosten angefallen sind. So können Unternehmen die wirtschaftlichsten Entscheidungen treffen, Kostenverursacher aufdecken, Preiskalkulationen ordnungsgemäß durchführen und Investitionen bestmöglich abwägen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur KLR