Kostenstelle: Definition, Bildung, Gliederung & Beispiel

Bei der Kostenstelle handelt es sich um einen Begriff aus dem internen Rechnungswesen. Gemeint sind „Orte“ im Unternehmen, an denen Kosten entstehen. Mit der Kostenstellenrechnung lassen sich die Kosten der verschiedenen Stellen im Unternehmen (etwa einer Abteilung, eines Teams) kontrollieren und kostenintensive Stellen identifizieren. 

Der Artikel gibt eine Definition des Begriffs, einen Überblick über die verschiedenen Arten von Kostenstellen und dem Zusammenhang mit Kostenarten und Kostenträgern.

Kostenstelle Definition – Was ist eine Kostenstelle?

Die Kostenrechnung stellt einen bedeutsamen Teil des betrieblichen Rechnungswesens dar. Der Ausdruck Kostenstelle (englisch: Cost Center) stammt aus dem betrieblichen Controlling im internen Rechnungswesen (genauer: der Kostenstellenrechnung) und bezeichnet dort ein Kosten verursachendes Element. Um Leistungen intern verrechnen zu können, werden sie einer Kostenstelle zugeordnet respektive dieser in Rechnung gestellt.

Im Grunde sind Kostenstellen also die Orte der Kostenentstehung. Sie können auch als Bereiche des Unternehmens gesehen werden, für die im Rahmen des internen Rechnungswesens ein gesondertes Betriebsergebnis ermittelt werden soll. Zum einen lassen sich so die Kosten besser kontrollieren, zum anderen kann man sie unkompliziert der verursachenden Stelle anrechnen. Die Kostenstellenrechnung dient also dem Kosten-Controlling.

Die Kostenstellen samt Kostenstellenrechnung dienen einem Unternehmen dazu, Informationen zu unterschiedlichen Fragen zu liefern. Dazu gehören etwa folgende:

1. Welcher Unternehmensbereich verursacht die geringsten Kosten und arbeitet daher am effizientesten?
2. Warum kam es in einem bestimmten Bereich zu Mehrkosten? Wo sind diese entstanden?
3. Soll eine Produktkomponente selbst hergestellt oder eingekauft werden?
4. Mit welchen Kosten ist in der nächsten Periode zu rechnen?

Kostenstellenrechnung

Bei der Kostenstellenrechnung geht es also darum, die in der Kostenartenrechnung ermittelten Gemeinkosten verursachungsgerecht den Kostenstellen zuzuordnen. Auf diese Weise lassen sich die Leistungsbeziehungen im Unternehmen sichtbar machen. 

Die Gemeinkosten sind dabei Kosten, die nicht direkt einem bestimmten Produkt zugeordnet werden können. Die Ressourcen, für die diese Kosten ausgegeben wurden, wurden für alle Produkte eingesetzt.

Zentrales Hilfsmittel bei der Kostenstellenrechnung ist der Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Dieser vereinfacht zum einen Primärkostenverrechnung, indem er die primären Gemeinkosten den Kostenstellen zuordnet. Er erleichtert auch die Sekundärkostenverrechnung, bei der die innerbetrieblichen Leistungsbeziehungen verrechnet werden. Weiterhin kann man mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens die Kalkulationssätze der Endkostenstellen ermitteln.

Die der Gliederung der Kostenstellen basiert häufig auf mehreren Kriterien (siehe dazu → Bildung von Kostenstellen). Wichtig ist nur, dass die Kostenstellen klar voneinander abgegrenzt werden können. Außerdem muss innerhalb einer Kostenstelle immer eine unverkennbare Beziehung zwischen den jeweils anfallenden Kosten und den hervorgebrachten Leistungen vorliegen.

Nun zurück zur Kostenstellenrechnung: Ihre Aufgabe ist es, die Gemeinkosten auf die verursachenden Kostenstellen zu verrechnen. Wie in der Kostenartenrechnung unterscheidet man dabei zwischen Gemein- und Einzelkosten. 

Im Rahmen der Kostenstellenrechnung berechnet man Gemeinkostenzuschlagssätze, die anschließend in der Kostenträgerrechnung dazu dienen, die Kostenträger aufzuschlüsseln. Zentrales Prinzip der Kostenstellenrechnung ist das sogenannte Verursacherprinzip. Es setzt voraus, dass der einzelnen Kostenstelle oder dem Kostenträger wirklich nur die jeweils angefallenen Kosten (verursachungsgerecht) zugerechnet werden.

Dafür werden die Gemeinkosten zunächst den Kostenstellen zugeordnet. Ein zusätzlicher Effekt ist, dass sich mit diesem Schritt auch die Wirtschaftlichkeit einer Kostenstelle überprüfen lässt. Liegt der Verbrauch einer Kostenstelle höher als ihre Produktion, liegt die Schlussfolgerung nahe, dass nicht effektiv gearbeitet wird.

Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger

Kostenarten

Bei den Kostenarten handelt es sich um spezifische Kostenkategorien der Gesamtkosten eines Unternehmens. Durch die Unterteilung in einem Kostenartenplan verschafft man sich einen Überblick darüber, welche Kosten angefallen sind.

Ziel der Kostenartenrechnung ist es, die angefallenen betrieblichen Kosten aktuell, eindeutig und möglich kostengünstig zu erfassen. Die Ergebnisse der Kostenartenrechnung liefern wichtige Erkenntnisse zur Zusammensetzung der Gesamtkosten und der Kostenstellen. Somit lassen sich mithilfe der Kostenartenrechnung die wichtigsten Einflussfaktoren für den Unternehmenserfolg ausmachen.

Die Untergliederung der Kostenarten bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen. Meist orientiert sich die Aufteilung aber an den Konten der Buchhaltung und demnach an folgenden Kategorien:

• Verbrauchte Produktionsmittel, zum Beispiel Material-, Personal-, Betriebsmittel- und Dienstleistungskosten
• betriebliche Funktion, zum Beispiel Beschaffungs-, Fertigungs- und Vertriebskosten
• Herkunft der Kostengüter: Primärkosten (etwa Lohnkosten und Kosten für Büromaterial) sowie Sekundärkosten (zum Beispiel selbst erzeugter Strom und selbst durchgeführte Reparaturen)
• Zurechenbarkeit: Einzelkosten, die einem Kostenträger direkt zugerechnet werden können (etwa Holz bei der Möbelherstellung) sowie Gemeinkosten, die keinem Kostenträger direkt zugerechnet werden können

Bei der Erfassung der Kostenarten geht es um die Frage, welche Kosten überhaupt in welcher Höhe angefallen sind. Die Kostenartenrechnung stellt deshalb die erste der drei Stufen der Kosten- und Leistungsrechnung dar. Ihre Ergebnisse sind die Grundlage für die Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung (Stufe 2 & 3).

Es ist wichtig festzustellen, dass es sich bei der Kostenartenrechnung lediglich um eine vollständige Aufstellung der angefallenen Kosten im Unternehmen handelt. Zu diesem Zeitpunkt erfolgt also noch keine Zurechnung zu bestimmten Kostenstellen, also Abteilungen oder Produkten. Die Kostenartenrechnung stellt die Unternehmenskosten nach Kostenarten gegliedert der weiteren Verarbeitung im Rahmen der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung zur Verfügung.

Des Weiteren kann die Kostenartenrechnung nur die sogenannten betriebszweckbezogenen Kosten erfassen. Dabei handelt es sich um alle für das Unternehmen relevanten Kosten. Betriebsfremde Kosten wie Spenden sowie Kosten, die nicht im Kontext der Leistungserstellung stehen (etwa Wertpapierverkaufsgewinne), sind demnach nicht Teil der Kostenartenrechnung.

Die Kostenartenrechnung basiert auf folgenden drei Prinzipien:

• Eindeutigkeit: Um keine Zweifel über den Inhalt der Kosten aufkommen zu lassen, müssen alle Kostenarten eindeutig definiert sein.
• Überschneidungsfreiheit: Jeder Kostenbetrag darf nur einer Kostenart zugeordnet werden.
• Vollständigkeit: Jeder Kostenbetrag muss sich zu einer bestimmten Kostenart zuordnen lassen.

Kostenträger

In der Betriebswirtschaft versteht man unter einem Kostenträger die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens. Sie sind also Objekte, denen Kosten zugerechnet werden können. Als Kostenträger werden sie bezeichnet, weil sie die entstandenen Kosten „tragen“, also die benötigten Gewinne erwirtschaften müssen.

Bei den betrieblichen Leistungen unterscheidet man zwischen Absatzleistungen (zum Beispiel Endprodukten und Zwischenerzeugnissen) und innerbetrieblichen Leistungen (zum Beispiel selbst erzeugter Energie oder Transportleistungen innerhalb des Unternehmens).

Mittels der Kostenträgerrechnung erhält das Unternehmen Informationen darüber, für welche Produkte (Kostenträger) es wie viel gezahlt hat.

Zusammenhang & Unterschiede: Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger

Kostenstelle und Kostenträger werden häufig verwechselt oder fälschlicherweise als Synonyme verwendet. Der Unterschied ist aber folgender: Die Kostenstelle bezeichnet den Entstehungsort der Kosten im Unternehmen, also etwa die Produktion oder den Vertrieb. Als Kostenträger dagegen versteht man die Leistungen oder hergestellten Produkte, denen die Kosten zugerechnet werden können. Sie sind es, die die anfallenden Kosten tragen, genauer gesagt die dafür nötigen Erträge erwirtschaften müssen.

Der Begriff Kostenarten wiederum bezieht sich auf die insgesamt angefallenen Kosten. Nachdem durch die Kostenartenrechnung ermittelt wurde, welche Kosten in der letzten Periode entstanden sind, folgt die Kostenstellenrechnung als zweiter Schritt in der betrieblichen Kostenrechnung. Sie erfüllt gleich mehrere Aufgaben und stellt die Brücke zwischen Kostenarten- und Kostenträgerrechnung dar.

Die daran anschließende Kostenträgerrechnung dient dazu, die entstandenen Kosten den einzelnen Kostenträgern eines Unternehmens zuzuweisen, sie also auf ein Produkt herunterzubrechen. Die dahinterstehende Frage ist, wofür genau die Kosten überhaupt entstanden sind. Auf diese Weise lassen sich der Erfolg von Produkten und die Preisuntergrenzen bemessen. Außerdem basiert auf der Kostenträgerrechnung etwa die Entscheidung, ob Ersatzteile selbst hergestellt oder über Zulieferer bezogen werden sollen (Make-or-Buy-Entscheidung).

Eine Unterscheidungshilfe zu Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger:

• Kostenartenrechnung: Ermittlung der Kosten nach den Verbrauchsgütern
• Kostenstellenrechnung: Zuweisung der Kosten zum Ort der Entstehung
• Kostenträgerrechnung: Verrechnung der Gesamtkosten auf die Kostenträger

Bildung von Kostenstellen

Die Kostenstelle ist eine Abrechnungseinheit, für die die jeweils anfallenden Kosten gesondert erfasst und kontrolliert werden. Grundsätzlich gibt es für Unternehmen kaum Einschränkungen in der Bildung ihrer Kostenstellen.

Die Bildung von Kostenstellen geschieht meist auf Basis von Verantwortungsbereichen (nach Abteilungen, beispielsweise Personal- oder Versandabteilung sowie Buchhaltung), funktionalen Aspekten und räumlichen Kriterien. So gibt es oftmals je eine Kostenstelle pro Filiale, Abteilung oder auch Produktgruppe. 

Bei der Ordnung nach Funktionsbereichen gliedert man die Kostenstellen zum Beispiel in Material (Einkauf, Lager usw.), Fertigung (Montage usw.), Vertrieb (Verkauf, Werbung usw.), Verwaltung (Personal, Finanz- und Rechnungswesen usw.). Hinzu kommen die allgemeinen Kostenstellen, also die Stellen für interne Reparaturen, die Stromversorgung und Ähnliches.

Weiterhin kann auch eine Kostenstellenbildung nach räumlichen Gesichtspunkten (etwa Standorten) Sinn ergeben. Die Kostenstellenbildung allein nach räumlichen Aspekten trifft man trotzdem nur selten an.

Unabhängig davon, welches Kriterium ein Unternehmen für die Kostenstellenbildung heranzieht, ist es so, dass die gebildete Struktur in der Regel stark verfeinert wird. So gibt es zumindest in großen Unternehmen meist bis zu 100 oder mehr Kostenstellen.

Untergliederung von Kostenstellen

Möglich ist auch eine Aufteilung der Kostenstellen nach Verrechnungsaspekten, aus der sich die Unterscheidung in Hauptkostenstellen, Hilfskostenstellen und Nebenkostenstellen ergibt.

Hauptkostenstellen

Bei den Hauptkostenstellen handelt es sich um Kostenstellen, die direkt an Produktion und Verkauf der hergestellten Produkte oder Dienstleistungen beteiligt sind. Dazu zählen etwa Einkauf, Vor- und Hauptfertigung, Verkauf, Vertrieb sowie Verpackung und Versand. Hier anfallende Kosten werden den einzelnen Kostenträgern mittels Kalkulationszuschlägen zugerechnet.

Je nach Unternehmensgröße ist es möglich, eine Kostenstelle pro Bereich zu verwenden oder diese noch in weitere Kostenstellen zu unterteilen. Den Hauptkostenstellen werden in der Kostenrechnung die jeweiligen Kostenarten direkt zugeordnet. Das kann wie folgt aussehen:

• Material: Kosten für Beschaffung, Einkauf, Wareneingang, Disposition und Lagerhaltung
• Fertigung: Kosten für Löhne, Produktion, Montage, Entwicklung und Qualitätssicherung
• Vertrieb: Kosten für Auftragswesen, Marketing, Verkauf, Versand und Lagerhaltung
• Verwaltung: Kosten für Personalwesen, Geschäftsführung, Buchhaltung und Finanzwesen

Nebenkostenstellen

Die Nebenkostenstellen beziehen sich auf die Kosten der Nebenproduktion, wie unter anderem die Abfallentsorgung oder -verarbeitung von Erzeugnissen. Ein konkretes Beispiel ist das Erzeugnis Teer in der Erdölproduktion oder etwa Sägespänen in der Holzindustrie. Sie werden mithilfe von Zuschlagssätzen auf die Nebenprodukte verrechnet.

Da die Haupt- und Nebenkostenstellen direkt auf die Kostenträger angerechnet werden, spricht man auch von Endkostenstellen. Dahingegen werden die Hilfskostenstellen auch als Vorkostenstellen bezeichnet, da die durch sie verursachten Kosten auf andere Stellen überwälzt werden.

Hilfskostenstellen

Bei den Hilfskostenstellen (auch Vorkostenstellen genannt) handelt es sich um Kostenstellen, die indirekt an Produktion und Verkauf beteiligt sind und sich nicht direkt einem Produkt oder Unternehmensbereich zuordnen lassen. Im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden die hier anfallenden Kosten auf die Hauptkostenstellen umgelegt.

Gemeinkosten

Diese Kosten werden auch Gemeinkosten genannt, weil sie gemeinsam für zwei oder mehr Kostenstellen anfallen. Um sie den Kostenstellen verursachungsgerecht zuweisen zu können, werden sie zunächst in Hilfskostenstellen erfasst und später (in der Kostenstellenrechnung) anhand geeigneter Verteilungsschlüssel berechnet.

Zu diesen Gemeinkosten gehören die Kosten für Steuern und Versicherungen, Personalkosten und Sozialabgaben, Kunden- und Wachdienste, Fuhrpark, Parkplätze, Energieversorgung, Abschreibungen auf Sachanlagen sowie Betriebsgebäude und -grundstücke.

Kostenstelleneinzelkosten

Kosten, die sich einer Kostenstelle direkt zuordnen lassen, werden auch Kostenstelleneinzelkosten genannt. Hinsichtlich der Kostenträger kann es sich um Einzel-, aber auch Gemeinkosten handeln. Dient etwa eine Maschine als Kostenstelle und zur Fertigung eines einzigen Produkts, lassen sich das Produkt, die Kosten für die Maschine und das Gehalt der Kostenstellenleitung direkt dieser Kostenstelle zurechnen. 

Dient die Maschine aber der Fertigung mehrerer Erzeugnisse, ist eine direkte Zurechenbarkeit nicht gegeben und die Kostenstelleneinzelkosten lassen sich nicht direkt auf die Produkte verrechnen.

Kostenstellengemeinkosten

Den Gegensatz dazu bilden die Kostenstellengemeinkosten. Diese können einer Kostenstelle im Sinne des Verursachungsprinzip nicht direkt zugerechnet werden. Stattdessen lassen sie sich nur mehreren Kostenstellen gemeinsam zurechnen. Man kann sie nur durch die sogenannte Gemeinkostenschlüsselung auf die Kostenstellen umlegen.

Kostenstelle: Beispiel

Nehmen wir an, ein Unternehmen stellt insgesamt drei Kosmetikprodukte her. Die Produkte A, B und C sind in diesem Fall die Kostenträger. 

Für alle drei Produkte wird ein bestimmter Duftstoff verwendet. Da dieser zur Herstellung aller Produkte dient, gelten die Kosten für die Beschaffung dieses Inhaltsstoffs als Gemeinkosten. Weil sie keinem einzelnen Produkt zugewiesen werden können, werden sie zunächst der Kostenstelle „Einkauf“ zugewiesen. 

Später werden sie dann mittels eines Verteilungsschlüssels verursachungsgerecht auf die Produkte A, B und C aufgesplittet. Dieser Schlüssel könnte beispielsweise von der Menge des Duftstoffs abhängen, der für das jeweilige Produkt verwendet wird. 

Um weiter ins Detail zu gehen, möchten wir uns Produkt A genauer anschauen. 

Produkt A ist in diesem Fall einer der Kostenträger und wird für 40 € verkauft. Um herauszufinden, welche Kosten für die Herstellung anfallen, muss man die für Produkt A anfallenden Materialkosten berechnen. Diese Kosten können Produkt A, also dem Kostenträger, direkt zugeordnet werden. Es handelt sich daher um Einzelkosten.

Nehmen wir an, dass sich diese direkt zurechenbaren Einzelkosten auf 10 Euro für Produkt A belaufen. Der Erlös des Unternehmens pro Produkt A würde vor der Berechnung der Gemeinkosten also 30 Euro betragen. Diese dürfen bei der Kalkulation aber nicht vernachlässigt werden. 

Wir gehen davon aus, dass die Gemeinkosten für das Unternehmen 120 Euro betragen. Würde man diese nun einfach zu je einem Drittel auf die drei Produkte aufteilen, würde Produkt A Verluste in Höhe von 10 Euro pro Produkt machen. Wichtig ist es deshalb, die Gemeinkosten verursachungsgerecht aufzuschlüsseln.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Kostenstelle