Rentabilität – kann man das essen oder wofür braucht man das? Tauchen wir gemeinsam ab in die spannende Welt der Rentabilitätsrechnung und der Umsatzvorhersage. Um seine Stake- und Shareholder langfristig glücklich zu machen, ist eine aussagekräftige Rentabilitätsrechnung und Vorhersage unumgänglich. Besser, ihr gewöhnt euch gleich von Anfang an eine standardisierte Reportingweise an, mit der möglichst viele zufrieden sind und die euch langfristig zuverlässige Daten liefert.
Welche Daten sind relevant?
Eigentlich ist das keine gute Frage, denn vermutlich gibt es darauf hundert Antworten. Deshalb empfehlen wir, einigt euch mit eurem Board auf die wichtigsten KPIs. Das erfordert viel Diskussion, Kompromisse und Abwägen, aber für ein nachhaltiges Reporting ist eine gewisse Einigkeit in diesem Punkt unerlässlich.
Prinzipiell stellt ihr eure laufenden Kosten sowie eure Umsätze gegenüber und das so simpel wie möglich, so elaboriert wie nötig. Dementsprechend sollten euch vor allem Daten zu eurem Nettoumsatz, den Kosten eurer verkauften Waren (COGS), als auch weitere Kennzahlen, die sich direkt auf euer operatives Geschäft auswirken, interessieren – Marketing, Logistik und Sales wären Premiumbeispiele hierfür. Entfallen können z. B. solche Daten, welche sich indirekt oder erst verzögert auf euer Geschäft auswirken. Dazu zählen z. B. Zinsen, Abschreibungen, Steuernachzahlungen etc. Wir schauen wirklich nur auf die konkreten Zahlen, welche sich jeden Monat auf eurem Bankkonto widerspiegeln und versuchen, möglichst viele Unwägbarkeiten auszublenden.
Räuchermännchen for Sale
Wer ungeduldig ist, kann sich einfach durch die folgenden Bilder klicken, die wichtigsten Schritte und Punkte im Screen sind auch so nachvollziehbar. Viel Spaß beim Lernen!
Rentabilitätsbericht made easy
Wir gehen davon aus, dass ihr bereits euer Unternehmen als auch eure DATEV-Daten zu Helu hochgeladen habt und arbeitsbereit seid.
- Zuerst erstellen wir einen neuen Profit & Loss bzw. Gewinn & Verlust Report, wir nennen ihn “Rentabilitätsrechnung Räuchermännchen” und wählen den benutzerdefinierten Datumsbereich Januar bis Dezember 2021.
- Wir können zwar müssen aber nicht unbedingt alle Daten verwenden, die uns nun angezeigt werden. Deswegen schaffen wir uns radikal Platz und löschen mit einem Klick auf Bearbeiten, dann alle markieren und schließlich unten löschen – alle Zeilen aus unserem Report. Wer möchte, kann mit einem Klick auf das Dreipunktmenü neben dem Datum auch noch die Reihenfolge der Monate umkehren.
- In diesem Schritt gruppieren wir unsere relevanten Konten und starten mit allen Umsätzen, die zu unserer Gruppe “Nettoumsatz” beitragen könnten. Ein Klick auf das + in der ersten Zeile öffnet das Dropdownmenü, unter dem ihr den Punkt Gruppe auswählt und diese benennt.
- Wenn ihr über den Rand unten rechts unserer Zelle Nettoumsatz fahrt, erscheint ein blaues + mit dem ihr nun eure Konten hinzufügen könnt. Bei uns sind das die Konten für unsere Räuchermännchen, Räucherkerzen und noch ein paar andere. Tippt einfach in die Suche oben euer Konto ein und wählt es aus.
Über die sechs Punkte am Anfang jeder Zeile könnt ihr euren Konten nun in die Gruppe Nettoumsatz ziehen.
Tipp: Ihr könnt so viele Konten wählen und Häkchen setzen, wie ihr wollt. Alle bisher ausgewählten Konten bleiben in eurer Auswahl, auch wenn sie durch die Suche nach anderen Konten verschwinden – das seht ihr an der Zahl im Button unten rechts.
- Klappen wir diese erste Gruppe zu und fügen wieder über das blaue + eine weitere Gruppe für unsere “Kosten” hinzu.
- Jetzt fügen wir alle Konten hinzu, die mit unseren COGS in Zusammenhang stehen – bei der Schneeflöckchen GmbH ist das lediglich das Konto COGS.
Financial ABC: COGS oder Cost of Goods Sold steht für die Anschaffungskosten eurer Produkte. Die Schneeflöckchen GmbH könnte z. B. ihre Räuchermännchen für 10€ pro Stück bei lokalen Produzenten beziehen und diese dann für 30€ pro Stück im Shop verkaufen. Der 10€ Einkaufspreis sind die COGS.
Spaß mit Berechnungszeilen
Jetzt kommen wir zum besten Teil: Dynamisch Konten in unseren Report hinzufügen und zu sinnvollen Einheiten gruppieren? Check! Jetzt wollen wir aber auch was damit anfangen, nämlich Rechnen.
- Klappt die beiden ersten Gruppen zu und geht wieder auf das blaue + über den unteren rechten Rand eurer Zelle “Kosten” und wählt diesmal den Punkt Summe berechnen.
- Mithilfe der neuen Zeile berechnen wir unseren Rohertrag, indem wir die Kosten vom Nettoumsatz abziehen. Also nehmen wir unsere Zeile Rohertrag und tippen in das erste Berechnungsfeld den Namen unserer Gruppe Nettoumsatz ein und wählen sie aus. Über das + rechts fügen wir eine weitere Zeile hinzu und suchen nach unserer Gruppe Kosten – fertig. In diesem Fall müsst ihr das Vorzeichen nicht ändern, da eure Kosten ja eigentlich immer ein Minus ergeben müssten. Mit einem Klick auf Berechnung erstellen schließt ihr diesen Schritt ab.
- Jetzt interessiert uns natürlich unsere Marge und weil diese sich aus dem Verhältnis vom Rohertrag zum Nettoumsatz zusammensetzt, machen wir in unserer nächsten Berechnung genau das. Fügt eine weitere Berechnungszeile hinzu, aber wählt diesen den Punkt Prozentsatz berechnen aus.
- Wir nennen diese Zeile “Marge in %” und suchen für die erste Zeile nach unserer Berechnung Rohertrag und teilen diese durch unsere Gruppe Nettoumsatz – Berechnung erstellen und wir sehen unsere monatlichen Margen.
Dieses Spiel könnt ihr noch beliebig weiter betreiben und euch z. B. weitere Teilmargen hinzufügen, die sich aus immer komplexeren Kostenstrukturen zusammensetzen. Wir haben das einmal gemacht:
Eine Prognose erstellen oder ein kurzer Ausflug in die Tabellenkalkulation
Die Schneeflöckchen GmbH hat nun ihren ersten Rentabilitätsreport, ihr Chef freut sich wie ein Keks, nur der grummelige alte Mann mit der Weidenrute in der Ecke fragt sich, was das Ganze soll, wenn man doch gar nicht sieht, wie es im nächsten Quartal weitergeht? Keine Sorge, eure Stiefel werden übergehen vor Leckereien, wenn ihr ihm das folgende Excelblatt vorlegt:
- Wie ihr seht, haben wir einfach die ersten vier Zeilen aus unserem Rentabilitätsbericht in Excel kopiert. Danach wurden ein bisschen die Formate angepasst und die Berechnungen übernommen.
- Im Anschluss haben wir unsere Tabelle um ein Quartal erweitert und die voraussichtlichen COGS aus dem Mittelwert unserer Werte von Mai bis Dezember übernommen.
- Anschließend markiert ihr einfach die ersten zwei Zeilen für das Datum und den Nettoumsatz und wählt im Menü die Registerkarte “Daten” und dort unter “Prognose” den Punkt “Prognoseblatt” aus.
- Wenn ihr wollt, könnt ihr unter Optionen noch weitere Einstellungen vornehmen.
- Mit einem Klick auf “Erstellen” ist eure Prognose für das nächste Quartal ready!
Ein bisschen hat die Schneeflöckchen GmbH noch zu tun, aber wir sind sicher, dass Räuchermännchen sehr bald ein großes Comeback feiern werden und dann starten sie durch 😉
