Für uns stellt Helu eine Halbierung des Arbeitsaufwandes dar – 50% mehr Zeit, die wir in die viel wichtigere Analyse und Optimierung unserer Finanzflüsse stecken können.
Jessie Zepke, Finance Manager
Sanity Group - Effizienteres Controlling, mehr Zeit für Planung und Analyse
Das ist Sanity Group
Das 2018 gegründete Berliner Health- und Life-Science-Unternehmen Sanity Group hat sich zum Ziel gesetzt, die Lebensqualität von Menschen durch den Einsatz von Cannabinoiden und die Nutzung des Endocannabinoidsystems zu verbessern. Im Fokus stehen Arzneimittel und medizinische Produkte (Sanity Medical) auf der einen Seite sowie Consumer-Goods auf Cannabinoid-Basis (Sanity Care) auf der anderen Seite. Trotz eines beachtlichen Series-B Fundings von über 100 Mio. $ haben sich Sanity Group sowie die Gründer Finn A. Hänsel und Fabian Friede ihre Dynamik und transparente Unternehmensführung erhalten – was wir in der Zusammenarbeit mit ihren Controllingexperten nur bestätigen können.
„Wenn wir von der Finalisierung unserer Monatsabschlüsse sprechen, hatten wir oft Probleme, den 15. als Stichtag einzuhalten. Jetzt sind wir oft schon am 10., manchmal sogar früher fertig.“
Jessie Zepke, Finance Manager
Vom Early Adopter zum Heavy User
Sanity Group hat sich schon sehr früh dafür entschieden, unsere Vision einer modernen FP&A Plattform nicht nur als Kunde, sondern auch als Ideengeberin und produktiver Kritikerin zu unterstützen und zu bereichern.
Wie viele andere Controlling Teams stehen auch Jessie und Zuhair – unsere Interviewpartner und Sanity Groups Controllingexperten – vor der Herausforderung, Buchhaltungs- und Reportingdaten in Einklang zu bringen. Mühsames Übertragen der von der Steuerkanzlei erstellten Monatsabschlüsse in controllingtaugliche Excelsheets stellten nur einen Blocker dar, welcher das Team regelmäßig von der viel wichtigeren Finanzanalyse und -optimierung zurückhielt.
„Seitdem sich unsere Buchhaltung im Haus befindet und wir unseren Controlling-Workflow dank Helu optimieren konnten, konzentriert sich die Zusammenarbeit mit unserer Steuerberatungskanzlei viel mehr auf den wesentlichen Part der Beratung und Unterstützung.“
Zuhair Rajab, Senior Controller
Verbesserte Arbeitsabläufe
Besonders im ersten Drittel des Monats stauen sich die Rückfragen und Korrekturen für Jessie und Zuhair. Dabei müssen sie sich heute nicht mehr durch unzählige Berechnungszeilen kämpfen, sondern haben Zugriff auf alle Finanzkennzahlen, die ihnen durch DATEV geboten werden, bis hinunter auf Einzelbuchungsebene. So vermeiden sie nicht nur zeitraubende Missverständnisse in der Kommunikation mit anderen Stakeholdern, z. B. mit der Buchhaltung, sondern es erlaubt ihnen sogar eine gewisse Synchronität zwischen Buchhaltungs- und Reportingdaten herzustellen, was von allen Beteiligten als großer Schritt in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit wahrgenommen wird.
Gerade für einen großen Unternehmensverbund wie Sanity Group ist es interessant, vorhandene Finanzkennzahlen nicht nur übergreifend, sondern auch auf einzelne Entitäten heruntergebrochen darzustellen und zu verarbeiten. So können sich Jessie und Zuhair nicht nur einen Überblick verschaffen, sie können sich gleichzeitig die einzelnen Tochter- und Subunternehmen bequem untereinander aufteilen. Dies ist gleichbedeutend damit, dass sich das Accountmapping ebenso flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens als auch seiner Controller:innen anpassen lässt. Welche Konten wie und warum zusammengefasst oder getrennt werden, ist ganz den Experten von Sanity Group überlassen und sollten sich die Bedürfnisse einmal ändern, erlaubt Helu mit nur wenigen Klicks auch das.
Jessie und Zuhair können sich daher ganz auf ihre individuellen Schwerpunkte konzentrieren und ihre Berichte so zusammenstellen, wie es ihrem jeweiligen Workflow entspricht. Am Ende steht es beiden frei, ihre Arbeit in gemeinsam definierten Reports wieder zu vereinen – was sich wunderbar in unser Bild eines ganzheitlichen Controllings einfügt.
Quasi en passant können jetzt auch andere Abteilungen stets Einblick in ihre Finanzen nehmen, ohne größere Datenaufbereitung oder Mehraufwand für das Controllingteam oder die Buchhaltung.
Zuhair Rajab, Senior Controller
„Selbst Expert:innen, die wie ich schon jahrelang im Controlling tätig sind, aber noch keine Berührungspunkte mit dem DATEV-Standard hatten, finden sich dank euch schnell und mit wenig Einarbeitung in den Daten zurecht.“
Mehr Zeit fürs Wesentliches
Am Ende bleibt mehr Zeit für die eigentlich wichtigste Aufgabe des Controllings, die Finanzplanung und -analyse. Zuhair und Jessie nutzen den gewonnenen Spielraum nicht nur, um vorhandene Prozesse zu verfeinern, sondern auch, um ihren Analysen mehr Tiefgang zu verleihen. Möglichkeiten, die Sanity Group nicht nur einen erhöhten Personaleinsatz oder längere Auswertungszyklen ersparen, sondern ihre Finanzplanung ins nächste Level bringen.
